مقاله فارسی اصول کنترل کيفيت جامع (دمينگ)

اصول کنترل کيفيت جامع (دمينگ)
2- ایجاد فضای مناسب برای هضم فلسفه جدید مدیریتی در سازمان- فضای مناسب برای برخورد مثبت و توجیهی با چالشهای ناشی از تغییرات تدریجی در اثر اجرای TQM فراهم شود.
3- عدم اتکاء صرف به بازرسی نهایی برای نیل به کیفیت برتر- کنترل، پیشگیری و خودکنترلی در مراحل مختلف کار برای جلوگیری از بروز ضایعات و تولید محصول (خدمات یا نتیجه مطالعات) معیوب لازم است.
4- هزینه منابع (منابع انسانی و مواد اولیه) عامل تعیین کننده در انتخاب آنها نباشد- هدف مدیریت باید کاهش هزینه تمام شده از طریق کاهش هزینه ها در کل فرآیند و واحدهای تابعه باشد، منابع ارزان قیمت ممکن است خود باعث هزینه های بالاتر، ضایعات بیشتر و کار معیوب باشند.
5- بهسازی مستمر سیستم تولید (یا خدمات مطالعات و نظارتی)- تحقیقات مستمر در جهت بهبود کیفیت و بهره وری، کاهش هزینه ها و بهبود بخشی معیارها و استانداردها برای دستیابی به سطح بالاتری از کیفیت
6- انجام آموزشهای ضمن خدمت- داشتن برنامه مستمر آموزش ضمن خدمت برای بهره گیری از روشهای جدید
7- رهبری و هدایت فعالیتهای کارکنان با استفاده از تکنیکهای جدید- ایجاد انگیزش، آموزش، افزایش آگاهی و ارزیابی به منظور رشد مهارتهای کارکنان در استفاده از تجهیزات، تکنولوژی، سخت افزارها و نرم افزارهای جدید
8- از بین بردن ترس و نگرانی در محیط کار- به منظور رشد خلاقیت و آزادی ابراز پیشنهادات سازنده و مستدل و نهایتا ایجاد محیط کار پویا و شاداب لازم است.
9- حذف محدودیتها و موانع موجود در بین واحدها- پرسنل مختلف در واحدهای مختلف باید بتوانند بدون در نظر گرفتن خشکی و درجه رسمیت بالای ارتباطات سازمانی و با حفظ صمیمت و تفکر همکاری نسبت به گردهمایی و همفکری در جهت حل مشکلات و در راستای اهداف سازمان بصورت گروهی عمل کنند.
10- پرهیز از دادن شعارهای صوری و کم محتوا- شعارهای غیر قابل دسترسی مانند ((انجام کار بدون نقص)) ما را به جایی نمی رساند، به جای این شعارها باید به ریشه یابی نقص و اصلاح سیستم اقدام نمود تا در نتیجه این اقدامات، کار با کمترین نقص انجام شود
11- اکتفا نکردن به ثبات در استانداردها و اهداف مقداری- فرآیندها و فرآورده ها مستمرا باید در حال بهسازی بوده و همه آنها در جهت جلب رضایت و اعتماد مشتری باشند، به یک معیار ثابت نباید بسنده کرد و پس از رسیدن به آن استاندارد باید به دنبال استانداردهای بالاتر رفت.
12- حذف موانعی که بر سر راه ارتباطات بین کارکنان بوده و باعث اختلال درکار می شود- درجه رسمیت ارتباطات سازمانی نباید در حدی باشد که مانع از صمیمت و همکاری در جهت اهداف سازمانی گردد.
13- تهیه و اجرای برنامه ای جامع و توانمند در زمینه بازآموزی و بهنگام کردن دانش و مهارت پرسنل
14- اعلام حمایت دائمی مدیریت از هر گونه بهبود در کیفیت و بهره وری- تمام پرسنل بایستی از فلسفه مدیریت کیفیت جامع (TQM) آگاه و زمینه مشارکت آنها در بهبود مستمر کیفیت، نوآوری و شکوفایی استعدادها فراهم گردد.
اصول مدیریت کنترل کیفیت در قوانین GMP
آنچه مسلم است در یک نظام کیفی مبتنی بر اصول GMP بخش اعظم بندهای استاندارد به سیستم کنترل کیفیت اختصاص دارد. در چنین وضعیتی دپارتمان کنترل کیفیت در یک سازمان همچون یک واحد تولیدی مستقل عمل می نماید که ” محصول ” آن نتایج آزمایش ها ، بررسی ها و یافته های مختلف دیگر می باشد. برای نیل به این هدف یک دپارتمان کنترل کیفیت نیاز به سه عنصر مهم دارد:
۱- ساختمان، پرسنل آموزش دیده و منابع مالی کافی
۲- تجهیزات و مواد اولیه مناسب
۳- یک برنامه تضمین کیفیت کارآمد و قوی
با وجود این عناصر مدیریت دپارتمان کنترل کیفیت قادر خواهد بود اهداف کیفی یک سازمان را در جهت برقراری استانداردهای تعریف شده پیش برد.
در همین راستا مدیر کنترل کیفیت بایدبا:
۱- ایجاد پست های سازمانی مدیریتی و فنی در جهت اطمینان از عملکرد مطابق با سیستم های کیفی
۲- ایجاد چارت سازمانی و ابلاغ شرح وظایف مکتوب
۳- نظارت و آموزش مستمر
در جهت خط مشی کیفی از پیش تعیین شده سازمان گام بردارد.
کیفیت کنترل و کنترل کیفت
واژه کیفیت منشأ سردرگمی‌های زیادی است، زیرا در صحبت‌های روزمره معمولاً بر برتری دلالت دارد که البته بسته به قضاوت شخصی فرد یا گروه کوچک است. در این‌صورت واژه کیفیت دارای نوعی ارزش ذهنی می‌شود که تشریح آن به آسانی ممکن نیست، اما اکثریت مردم باور داشته که آن را می‌فهمند و توان تشخیص آن را دارند.
واژه کیفیت منشأ سردرگمی‌های زیادی است، زیرا در صحبت‌های روزمره معمولاً بر برتری دلالت دارد که البته بسته به قضاوت شخصی فرد یا گروه کوچک است. در این‌صورت واژه کیفیت دارای نوعی ارزش ذهنی می‌شود که تشریح آن به آسانی ممکن نیست، اما اکثریت مردم باور داشته که آن را می‌فهمند و توان تشخیص آن را دارند. در حال حاضر کیفیت در صنعت، تولید و به‌طور فزاینده در حوزه‌های دیگر بار مفهوم دقیق‌تری دارد که به معنای شناسائی ویژگی‌های یک فرآورده یا نوعی خدمت، به‌گونه‌ای که خواسته‌های مشتری را در سطح قابل قبول برآورده کند، تعبیر می‌شود. در این‌صورت کیفیت نوعی ارزش عینی دارد که قابل اندازه‌گیری و سنجش است. سطح این ارزش تلویحاً براساس توافق بین مشتری و عرضه‌کنندگان مشخص می‌شود.
به هر حال کیفیت به‌عنوان مجموع خواست‌های مقبول مشتری دو خصوصیت اصلی دارد. یکی انتظار مشتری که محصول تولیدی باید خواست‌هایش را برآورده کند و دیگری کاستی‌های موجود در محصول که در برآوردن هدف موردنظر با شکست روبرو می‌شود یا که نارضایتی به‌دنبال دارد.
در این راستا صنایع تولیدی به منظور برآوردن رضایت مشتری باید از طریق فرآورده‌های تولیدی در دو جهت، یکی از دیدگاه‌ بیرونی به قصد در نظر داشتن خواست‌های مشتریان فرآورده‌ها و دیگر از دیدگاه درونی به منظور در نظر گرفتن پیامدهای متنوع انسانی و ابزاری برای هر چه کم کردن تعداد فرآورده‌های ناقص اقدام کنند.
● آگاهی از خواست‌های مشتریان
برای آگاهی از خواست‌های مشتری نیاز به استفاده از ویژگی‌های فرآورده‌های تولیدی است. این ویژگی‌ها بیانگر انتظارات مشتری از دریافت آن فرآورده است. ویژگی در واقع توصیف یک فرآورده با به‌کار بردن واژه‌هائی در خور درک مشتری بوده. با این شرایط که واژگان به‌کار برده شده با استفاده هدفمند از محصول متناسب باشد. وجود رابطه بین ویژگی و تناسب استفاده بسیار با اهمیت بوده و خطر پذیری تولیدکننده بر اثر کاربری‌های متفاوت یا شکست آن فرآورده را مهار می‌کند. ویژگی برخی فرآورده‌ها با توافق‌های منطقه‌ای و جهانی، استاندارد و باعث امنیت خاطر بیشتر خریدار می‌شود. در این راستا همخوانی با استاندارد، وسیله‌ای دفاعی برای تولیدکننده است و به کاهش تأثیر ادعاهای تعهدآور قانونی برای فرآورده‌های ناقص منجر می‌شود.
وجود یک ویژگی همچنین نیازمند آزمایش‌هائی است تا هم‌خوانی فرآورده را با استانداردها نشان دهد. چنانچه این آزمایش رضایت‌بخش باشد، فرآورده برچسب تأیید می‌گیرد.
ناهمخوانی فرآورده با استاندارد، کاستی‌هائی را به‌دنبال دارد و در واقع انحرافی در ویژگی کیفیت است. فرآورده‌هائی که یک یا چند کاستی دارد در هر صورت فرآورده‌ای ناقص بوده اما تخفیف‌های ناشی از نقص‌ها گاهی باعث جدی نگرفتن نقایص می‌شود.
خواست‌های مشتریان از یک فرآورده بستگی به هدف مشتریان در استفاده از آن دارد. بنابراین تلاش برای رتبه‌بندی فرآورده‌های اطلاعاتی با استفاده از سیاهه ویژگی‌های کیفیت به‌عنوان نمونه دقت، به هنگام بودن، دسترس‌پذیری، هزینه و کامل بودن فرآورده و نیز استفاده از فرآورده در سنجش کلی کیفیت آن، برای تولیدکننده نمی‌تواند مفید باشد؛ زیرا ارزش و اهمیت مشخصات فرآورده در نظر همگان یکسان نیست.
چرا از کیفیت صحبت می‌کنیم
واژه کیفیت در دنیای امروز به یک شعار اجتماعی تبدیل شده که واقعاً بر نگرش‌ها و امیال شخصی ما در زمان انتخاب کالا تأثیر می‌گذارد. مسلماً این امر تولیدکننده را به‌دلیل عقب نماندن از دیگران، ملزم می‌سازد تا بهترین کیفیت ممکن را در محصولات خویش عرضه کند. در سه دهه اخیر توجه به مسئله کیفیت منجر به توسعه روش‌ها و مقررات بی‌شماری شده تا به‌عنوان رهنمودهای حیاتی مورد استفاده افرادی‌که مایل به باقی‌ماندن در صحنه رقابت هستند، قرار گیرد. اولین‌بار روند بهبود کیفیت در صنایع ژاپن به‌کار گرفته شد و امروزه تصور اینکه محصولات برقی، خانگی، قطعات خودرو، مصالح ساختمانی، محصولات غذائی و غیره از استاندارد خاصی برخوردار نباشند، غیرممکن است. در بخش خدمات، به‌علت نامحسوس بودن محصولات و مشکلات اعمال کنترل کیفیت بر آنها، حصول به استانداردها روند کندتری به‌خود گرفته است، اما از زمان انتشار آئین‌نامه ایزو ۹۰۰۰ در سال ۱۹۸۷، تحول قابل توجهی در مقررات ناظر بر اعمال کنترل کیفیت در شرکت‌های خصوصی و به همان نسبت در خدمات عمومی مشاهده شده است.
● کنترل سطوح کاستی
تولید فرآورده‌های بدون نقص ناممکن است. از صنعت تولید چنین استنباط می‌شود که باید سطح کاستی‌ها را تا حدود معین کنترل کرد، به‌گونه‌ای که فرآورده‌های خواست‌های مشتری را برآورده کند، با استانداردها همخوانی داشته باشد و با هزینه قابل قبولی نیز تهیه و تولید شود. چنین
حدود قابل قبولی موجب کاهش زمان تمام شده، می‌شود. با پیشرفت تجربه و دانش، سطح کاستی‌ها در فرآیند تولید کاهش‌یافته و کنترل نیز به همان نسبت بهتر می‌شود. در واقع هیچ‌کس راضی به انجام کار بی‌ارزش نیست و از طرفی خواست همگان این است که فعالیت‌هایشان دارای نوعی ارزش باشد.
رویه‌های بررسی مداوم همخوانی فرآیند تولید با یک استاندارد برحمایت از استعداد طبیعی انسانی به منظور انجام هر چه بهتر امور دلالت دارد، اما این واقعیت را هم نباید از نظر دور داشت که انسان گاهی اشتباه می‌کند.
● کیفیت کنترل و کنترل کیفیت
تبلیغات فراگیر و حمایت رسمی در راستای پذیرش مجموعه استانداردها، احتمالاً موجب سردرگمی در فهم واقعی کیفیت و چگونگی شکل‌گیری کیفیت می‌شود. مجموعه استانداردها، رهنمودهائی برای جنبه‌های کیفیت عملکرد یک سازمان فراهم می‌کند. هم‌خوانی با استانداردها از نظر سازمان این اطمینان را به مشتری نمی‌دهد که خودش را با تولیدات آن سازمان متقاعد کند.
در واقع فرآیند و حصول اطمینان از کیفیت فرآورده‌ها به ویژگی‌های کافی برای فرآورده یا خدمتی که مشتری بابت آن پول می‌پردازد، بستگی دارد. نخستین معضل این است که اطلاعات فقط به ابداع استانداردهای کنترل درخواست‌های مشتری و کنترل سطح کاستی‌های موجود در فرآورده‌ها و خدمات محدود می‌شود. پس از این مشکل، تجربه محدود تطبیق آزمایش با استاندارد مطرح می‌شود. مشکل دیگر اینکه کیفیت یک فرآورده اطلاعاتی به رضایتمندی از محتوای اطلاعات و سیستمی که اطلاعات را ارائه می‌کند، بستگی دارد و این دو عنصر احتمالاً ضمانت شرکت‌های مختلف را ایجاب می‌کند.
استانداردهای‌ کنترل کیفیت
یکی از استانداردهای حسابرسی، استاندارد کنترل کیفیت کار حسابرسی است که در بخش ۲۲ استانداردهای حسابرسی مطرح شده است. در این بخش، کار حسابرسی به معنای اشتغال حرفه‌ای درحرفه حسابرسی مطرح شده و محدود به کار اجرایی نیست.
‌چنان که در مقدمه استانداردهای حسابرسی مصوب سال ۷۸ مطرح شده، این استانداردها مجموعه‌ای از اصول بنیادی و روشهای اساسی و رهنمودهایی است که برای اجرای کار حسابرسی تدوین می‌شود. در این رابطه همواره در اصول کلی حسابرسی ذکر شده که حسابرسی باید براساس استانداردهای مربوط انجام شود. بنابراین در‌بند گزارش حسابرسی، همیشه برهمین نکته تاکید می‌شود که حسابرسی براساس استانداردهای حسابرسی انجام شده است.
یکی از استانداردهای حسابرسی، استاندارد کنترل کیفیت کار حسابرسی است که در بخش ۲۲ استانداردهای حسابرسی مطرح شده است. در این بخش، کار حسابرسی به معنای اشتغال حرفه‌ای درحرفه حسابرسی مطرح شده و محدود به کار اجرایی نیست. در این رابطه سیاستها و روشهای کنترل کیفیت در دو سطح موسسات و در سطح هرکار حسابرسی مطرح شده است. بنابراین چنین برداشت می‌شود که طیف این استاندارد وسیع و گسترده است.
مقاله حاضر برگرفته از سخنرانی زنده یاد مرحوم سیامک جوانبخت است که در همایش کنترل کیفیت در تاریخ پانزدهم اردیبهشت سال جاری در محل سازمان حسابرسی، بوسیله ایشان برای شرکت کنندگان ایراد شد.
سیاستها و روشهای کنترل کیفیت در سطح موسسات حسابرسی
موسسات حسابرسی ‌باید سیاستها و روشهایی را تدوین و مستقر کنند تا مطمئن شوند که عملیات حسابرسی آنها براساس استانداردهای حسابرسی انجام می‌شود. این استاندارد یک
سیستم کنترل داخلی یا محیط کنترلی برای این حرفه ایجاد می‌کند تا فعالیت حسابرسی به‌نحو مناسب انجام شود. البته سیاستها و روشها در سطح موسسات حسابرسی بستگی به سازماندهی و حجم و گستردگی موسسات حسابرسی و مراکز جغرافیایی آنها و همچنین به رابطه منافع با مخارج بستگی دارد.
اولین قسمت سیاستها و روشهای کنترل کیفیت، الزامات حرفه‌ای است. کارکنان موسسه حسابرسی باید به اصول استقلا‌ل، رازداری و درستکاری و رفتار حرفه‌ای پایبند بوده و آن را رعایت کنند. به‌نظر می‌رسد با توجه به اهمیتی که اخلا‌ق حرفه‌ای دارد، این موضوع در صدر سیاستها و روشها قرارگرفته‌است.
کار حسابرسی برمبنای اخلا‌قیات پایه گذاری شده است. سنگ بنای کارحسابرسی براساس انتخاب افرادی است که از نظر اخلا‌قیات در سطح بالایی قرار داشته‌ باشند.
مهمترین ویژگی مورد نیاز برای این افراد استقلا‌ل است بطوری که باید بیطرف، رازدار و دارای رفتار حرفه‌ای که درستکاری از مبانی آن است، باشند و نباید روابطی مالی با صاحبکار از ‌نظر مشارکت یا سرمایه‌گذاریها داشته باشند.
چنانچه این ویژگی را تقویت کنیم، به‌نظر می‌رسد استفاده کنندگان اعتماد بیشتری نسبت به جامعه حرفه‌ا ی پیدا خواهند کرد. اعتلا‌ی اخلا‌ق و رفتار حرفه‌ای نیاز به آموزش دارد لذا باید مبانی رفتار حرفه‌ای را تدوین کنیم و به کارکنان موسسه حسابرسی مقاله حاضربرگرفته از سخنرانی زنده یاد مرحوم سیامک جوانبخت است که در همایش کنترل کیفیت در تاریخ پانزدهم اردیبهشت سال جاری در محل سازمان حسابرسی، بوسیله ایشان برای شرکت کنندگان ایراد شد. آموزش کامل بدهیم. این آموزش را می‌توان از راههای مختلف انجام داد، به صورت اطلا‌عیه‌هایی که به آنها داده می‌شود، یا کلا‌سهای آموزشی که برای آنها برگزارمی‌شود. همچنین به منظور داشتن اعتماد نسبت به رعایت اخلا‌ق حرفه‌ای ضروری است که از‌حسابرسان درکارهای مختلف
تاییدیه‌ای در رابطه با استقلا‌ل و نداشتن روابط منع شده با واحدهای مورد رسیدگی دریافت شود. این مجموعه الزامات حرفه‌ای است که به‌نظر می‌رسد برای زیرساخت یک موسسه حسابرسی اهمیت خاصی دارد. حال اگر سازمان حسابرسی را به عنوان نمونه بررسی کنیم می‌بینیم که آیین رفتار حرفه‌ای در این سازمان تهیه و تدوین شده، بخشنامه‌های مختلفی در رابطه باحفظ استقلا‌ل کارکنان حرفه‌ای در واحدها، از طرف مدیریت سازمان تهیه و ابلا‌غ شده، ودر هنگام استخدام تاییدیه‌ای مبنی بر رعایت اصول و موازین حرفه‌ای از آنها دریافت می‌شود. ضمناً در برنامه‌های آموزشی سازمان نیز مبحث اخلا‌ق و رفتار حرفه‌ای نیز گنجانده شده که به‌نحو مناسب اجرا می‌شود.
قسمت دوم سیاستها و روشهای کنترل کیفیت در سطح موسسات حسابرسی مهارت و صلا‌حیت حرفه‌ای است. خصوصیات اخلا‌قی شرط ابتدایی در مورد اشخاصی است که می‌خواهند در این حرفه کارکنند. شرط دوم این است که این افراد باید دارای صلا‌حیت حرفه‌ای و تخصصی بوده و آموزشهای لا‌زم را نیز ببینند تا بتوانند وظایف خود را آگاهانه انجام دهند وقادر باشند با بکارگیری دانش و مهارت خویش، مراقبتهای حرفه‌ای را در اجرای وظایف خود به کاربرند.
حسابرسان با این ویژگیها باید در ضمن کار نیز آموزش ببینند ومهارت و دانش آنها افزایش یابد. به‌نظر می‌رسد اگر افراد ماهری را هم بکار بگیریم ولی به آنها آموزش مستمر بمنظور افزایش مهارت و دانش آنها داده نشود، کیفیت مورد انتظار حاصل نخواهد شد.
در ارتباط با انتخاب کارکنان از نظر دانش و صلا‌حیت فنی، روشهایی در استانداردها پیش‌بینی شده که نمونه‌هایی از آن به شرح زیرا ست.
هر موسسه حسابرسی باید با توجه به نیاز پرسنلی خود که تابع حجم کارهای در دست و یا کارهایی است که در آینده به موسسه ارجاع خواهد شد برنامه‌ای برای استخدام داشته باشد. مسئولا‌ن استخدام باید خود از صلا‌حیتهای حرفه‌ای (ا داری و تخصصی) برخوردار باشند.
به منظور استخدام باید شرایط و معیارهایی از پیش تعیین شود به طوریکه این معیارها دربرگیرنده‡ متغیرهایی مانند هوش، استعداد، درستکاری، صداقت ، انگیزه‌ها، استعداد حرفه‌ای، سوابق تحصیلی، موفقیتها وتجارب باشد.
پس برای ارزیابی داوطلبان استخدام در موسسه حسابرسی به شرایط و معیارهایی نیاز است که در این میان عنصرهای اخلا‌قی و بعضی خصایص شخصی بسیار مهم است. هوش و استعداد حسابرسان باید در سطح خوبی باشد.
نگهداری سوابق استخدامی در موسسه‌های حسابرسی مهم است. باید همواره سوابق استخدامی یکایک کارکنان موسسه حسابرسی حفظ شود . در پرونده سوابق استخدامی حسابرس وجود مدارکی نظیر درخواست همکاری، مستندات مربوط به مصاحبه، مدارک مربوط به سوابق تجربی و آموزشی و گواهی کار از کارفرمایان قبلی اهمیت خاصی دارد.
پس از استخدام برای حفظ و ارتقای کیفیت و دانش حرفه‌ای کارکنان باید برنامه‌ر یزی لا‌زم برای آموزش مستمر حرفه‌ای تدوین شود. برای این‌کار باید در موسسه حسابرسی در نظر گرفته شود. اعضای این کمیته ‌باید دارای وظایف مشخص و اختیارات کافی باشند و باید برمبنای تصمیمات آنها برنامه‌های آموزشی ‌طراحی شود.
در برنامه‌های آموزشی موسسات حرفه‌ای باید هدفها، نحوه آموزش و پیش‌نیازهای آموزشی گنجانده شود.
ضمناً آموزش در داخل موسسه حسابرسی، شرکت کارکنان در کمیته‌های مختلف، تهیه و توزیع مقالا‌ت حرفه‌ای و همچنین آشنا کردن کارکنان با استانداردهای حرفه‌ای جدید به این امر کمک می‌کند. همچنین برخی از برنامه‌ها را می‌توان به صورت آموزشهای خاص برای تربیت کارکنان
متخصص در صنایعی مانند بیمه و بانک تدوین نموده و با بهره‌گیری از منابع خارج از موسسه، از جمله رهنمودهای انجمنهای حرفه‌ای، اجرا کرد.
در برنامه‌های آموزشی خارج از سازمان، شرکت کارکنان در سمینارها را نیز می‌توان گنجاند. لا‌زمه اجرای مناسب برنامه‌های اعتلا‌ی حرفه‌ای نظارت براجرای آموزش است. سوابق‌آموزشی در سطح کل موسسه و تک تک کارکنان باید در قسمت آموزش نگهداری شود.
درخصوص‌ارتقای حرفه‌ای کارکنان، باید دستورعمل‌های خاصی داشته باشیم که در آن مسئولیتهای رده‌های مختلف تعیین شده باشد، ارزیابی عملکردشان انجام شود و شرایط ارتقا به رده‌های بالا‌تر تعیین شود و اینها قاعدتاً باید از طریق تعیین وظایف حرفه‌ای و ارزیابی آنها در مراحل مختلف کار حسابرسی از طریق آزمون دانش فنی، تواناییها و تحلیل قضاوتها و مهارتها و رهبری، چگونگی ارتباط با صاحبکار، ارزیابی گردد. ضمناً داوطلبان استخدام در موسسه نیز باید به این مسائل آگاهی کامل داشته باشند.
در زمینه‡ تقسیم کار حسابرسی نیز می‌دانیم که قاعدتاً کار توسط یک نفر انجام نمی‌شود. بنابراین کار حسابرسی باید با توجه به نوع و حجم کار تقسیم و زمانبندی شود. این تقسیم کار اهمیت خاصی دارد. در تقسیم کار باید به پیچیدگی و حجم کار و ضوابط استقلا‌ل توجه خاص شود.
پس باید افرادی واجد شرایط و تحت سرپرستی مناسب به‌نحو مطلوب کاری را به سامان برسانند. هر مرحله کار حسابرسی باید چنان هدایت و سرپرستی و بررسی شود که از انجام کار با کیفیت مناسب اطمینان به دست آید. پس هدایت و سرپرستی و بررسی مجدد کار جزو الزاماتی است که باید سرلوحه سیاستها و روشها قرار گیرد.
در انجام کار حسابرسی باید از نظر کارشناسان استفاده شود ودر تدوین رهنمودهایی که در زمینه مشاوره تدارک دیده می‌شود ‌باید زمینه‌های مناسب و منابعی دستیافتنی مطرح شود و به آگاهی کارکنان برسد. در این زمینه می‌توان از نظر مشورتی کارشناسان صنعتی، حقوقی، انجمنهای حرفه‌ای یا کمیته‌های تخصصی داخلی کمک گرفت. در ارتباط با مسائل فنی نیاز مبرمی به کارشناسان فنی در ارتباط با طرحهای عمرانی و طرحهای افزایش سرمایه داریم که بنظر می‌رسد همکاری آنها در انجام کار تاثیر زیادی در کیفیت کار خواهد داشت.
مطلب دیگر در مورد پذیرش و حفظ صاحبکار است. در این زمینه، الزام شده است که صاحبکاران باید به‌طور مستمر ارزیابی شوند. ارزیابی صاحبکاران از بُعد استقلا‌ل موسسه حسابرسی، توانایی موسسه حسابرسی در ارتباط با ارائه خدمات به آنها و الزامات قانونی پذیرش صاحبکار و از همه مهمتر درستکاری صاحبکاران بسیار اهمیت دارد. پس قبل از اینکه صاحبکاران پذیرش شوند باید از این دیدگاهها مورد ارزیابی قرار بگیرند.
ضمانت اجرای سیاستها و روشهای کنترل کیفیت در سطح موسسات حسابرسی، بررسی و بازبینی مستمر آنها می‌باشد. برای بررسی و بازبینی باید برنامه زمانبندی مشخص وجود داشته باشد و در دو بُعد انجام شود. یکی اینکه مسئله رعایت سیاستها و روشهای اجرا شده را آزمون کنیم و از بُعد دیگر، چگونگی اجرای عناصر کنترل کیفیت و نتایج آن در کار حسابرسی را بررسی نماییم بطوری که اطمینان پیدا کنیم در صورتی که نیاز به تغییرات داشته باشد، نسبت به تغییرات آنها اقدام لا‌زم صورت می‌گیرد.
اگر کنترل کیفیت کار را در سطح یک کار حسابرسی‌خلا‌صه کنیم، حسابرس در هر کار حسابرسی باید توجه داشته باشد که سیاست کنترل کیفیت موسسه و روشهای مناسب برقرار و درحال اجراست. نقش حسابرس به عنوان مسئول حسابرسی، درهدایت کارکنان در این جهت
بسیار مهم است. اطمینان از اجرای درست روشهای حسابرسی، طرح کلی حسابرسی، وبرنامه‌های حسابرسی اهمیت اساسی دارد.
در تمام سطوح کار حسابرسی باید مسئولیت سرپرستی وجود داشته باشد. مسئولیت سرپرستی نظارت بر پیشرفت کار است که از طریق پیگیری کار از رده‌های بالا‌تر و اینکه کارکنان با مهارتهای مناسب کار حسابرسی را طبق برنامه انجام می‌دهند، انجام می‌شود.اطمینان از این مسئله می‌تواند نظارت و پیشرفت کار را عمیق و اجرایی کند. بررسی و تحلیل نتایج آنها، آثار آنها بر طرح کلی و برنامه‌های حسابرسی، ممکن است تغییراتی در کار حسابرسی ایجاد کند. که این البته بخشی از سرپرستی کار است.
بعد از این باید کار به وسیله رده‌های بالا‌تر بررسی شود و افرادی با صلا‌حیت بالا‌تر اجرای کامل برنامه‌های حسابرسی، بررسی مستندات و حل و فصل تمام موضوعات ناتمام را نظارت و سرپرستی‌‌نمایند.
در قسمت بررسی، کسی که مسئولیت نهایی حسابرسی را برعهده دارد باید طرح کلی حسابرسی و برنامه‌های حسابرسی، برآورد خطرذاتی و خطر کنترل و آزمون رعایت روشها، هرگونه تعدیل ناشی از آنها با بررسیهای اولیه‌ای که انجام شده، مستندسازی شواهد حسابرسی و نحوه گردآوری و نتیجه‌گیری آنها در پیشنویس گزارش را بررسی کند. همچنین مشاوره‌هایی که از اشخاص و کارشناسان گرفته شده باید به وسیله این مسئولا‌ن بررسی و صورتهای مالی، تعدیلا‌ت پیشنهادی و پیش‌نویس گزارش حسابرس ‌مورد بازبینی قرار گیرد.
رعایت استاندارد کنترل کیفیت ضامن بقای حرفه است . لذا بنظر می‌رسد در هر موسسه حسابرسی و در هر نوع کار حسابرسی، استاندارد کنترل کیفیت محیط و زمینه مساعدی ایجاد می‌کند که افرادی حرفه‌ای، مسئولیتهای خود را با کیفیت بالا‌ انجام دهند. ضمناً این اطمینان ایجاد
می‌شود که ادعاهای حسابرس در اعتباردهی به صورتهای مالی، با صداقت و درستی و با درک کافی از مسئولیت حسابرسان در قبال جامعه انجام شده است.
از کنترل، تا تضمین کیفیت
در ایران امروزی بحث های بسیاری بر سر مسائلی چون کیفیت موجود است. به همین دلائل بازار بسیار مناسبی را برای گروه های مختلف در راه کسب درآمد باز شده است.
در این مقاله ما یک نظر تاریخی بر سر مسئله کیفیت می اندازیم و پس از بررسی سیر تحول دو نظریه در باب مسئله کیفیت ( تضمین و کنترل آن ) به یک جمع بندی درباره آن دو رسیده و جایگاه هر یک را در ساختارسازمانی مشخص می نماییم.
در ایران امروزی بحث های بسیاری بر سر مسائلی چون کیفیت موجود است. به همین دلائل بازار بسیار مناسبی را برای گروه های مختلف در راه کسب درآمد باز شده است. به این ترتیب هر کسی به محض اینکه چند جمله قشنگ یاد میگیرد با تاسیس یک شرکت اقدام به مشاوره کرده، و شاهد آن هستیم که پیوسته شرکت های بسیاری تاسیس میشوند و پس از مدتی با ورشکستگی بازار را ترک می نمایند. اگر دقت کنیم می بینیم که شعار آنها پیوسته این است که ما درزمینه تضمین کیفیت کار میکنیم نه در کنترل کیفیت. ولی به راستی آیا کنترل کیفیت در جهان امروز به تاریخ پیوسته؟ و آیا سازمان های بزرگ در این زمینه کاری انجام نمی دهند؟ در این مقاله سعی در تشریح این دوگانگی ها می کنیم.
● بررسی تاریخی
همان طور که در اغلب متون کیفیت ذکر گردیده هزینه های کیفیت به چهار گروه عمده تقسیم می گردند :
۱) هزینه های پیشگیری
۲) هزینه های کنترلی
۳) هزینه های شکست داخلی
۴) هزینه های شکست خارجی.
چنانچه مشاهده می گردد دو گروه اول هزینه ها مربوط به تولید محصول مرغوب، ودو گروه آخر ناشی از تولید محصول نامرغوب می باشد.و این دو نوع هزینه (هزینه محصول مرغوب، هزینه محصول نامرغوب) با هم نسبت عکس دارند و(هرچه ما هزینه تولید محصول مرغوب را بالا ببریم از هزینه های تولید محصول نامرغوبب کم می شود ) به این ترتیب در اوائل قرن بیستم نمودار زیر تولید گردید.
چنانچه می بینید هزینه های کیفیت درجایی قبل از کیفیت۱۰۰% مینیمم می گردد بنابراین سازمان ها سعی در تولید محصول در همان حیطه ای کردند که هزینه مینیمم می گشت. در این بین ژاپنی ها با یک ابتکار ساده (اختصاص دادن سهمی از درآمد سهامداران شرکت روی کیفیت) منحنی فوق را به شکل زیر درآوردند:
به این ترتیب مدیران سطح بالای سازمان به نکته پی بردند که “کیفیت مجانی است” چون همان طور که می بینید این بار هزینه های تولید محصول در کیفیت۱۰۰% مینیمم میگردد، به این ترتیب مدیران سعی در ایجاد ابزارهایی نمودند که به آنها در ارزیابی و کنترل کیفیت محصولات کمک کند. به این ترتیب ابزارهای هفتگانه کنترل کیفیت (مانند نمودارهای کنترل، علت و معلول، استخوان ماهی و… ) در میان سطوح مدیریتی سازمان ها رشد یافت و این هفت ابزار در اختیار مدیران قرار گرفت. ولی پس از مدتی مشاهده گردید که این ابزار ها به تنهایی نمی تواند در محصول کیفیت ایجاد کند(اگرچه می توانند از تولید محصول معیوب به میزان زیاد، جلوگیری کنند)، با توجه به این مسئله و تغییری که در علم مدیریت به وجود آمد (و آن تاکید بر رهبری
بجای کنترلگری بود ) این نظر مطرح گردید که ما وظیفه کنترل کیفیت را در هرم سازمانی به سطوح پایینی سازمان بدهیم ، به این ترتیب که کارگران خود مسئول کنترل کار خود باشند و در این میان بخش فنی نیز در حیطه کنترل کیفیت مسئولیت ایجاد شاخصهای کیفی ای که می بایست کنترل شوند را بر عهده گرفت. حال به مدیریت وظیفه راهبری و ایجاد خط مشیهای کیفی و برنامه های استراتژیک در زمینه کیفیت داده شد؛ که به این وظیفه تضمین کیفیت می گویند. برای اینکه یک مدیر بتواند با ایجاد راهبردها و استراتژی های مختلف به تضمین کیفیت بپردازد، نیاز به دانستن نظرات مشتریان داشته که این خود نیاز به وجود یک سیستم اطلاعاتی(MIS) دارد تا با استفاده از شاخک “اطلاعات بازار” آن از نیاز مشتریان آگاه شویم. به این ترتیب وجود MIS هایی به این نحو برای شرکت هایی که می خواهند دارای سیستم تضمین کیفیت باشند لازم می باشد.
● نتیجه
همانطور که مشاهده می کنیم در سازمان های امروزی هم کنترل و هم تضمین کیفیت مطرح هستند، و با اینکه وظیفه تضمین کیفیت به مدیران سپرده شده ، از اهمیت کنترل کیفیت کم نگشته و حتی در سطوح فنی سازمان همان طور که اشاره گشت مسئولیت هایی محول گردیده.
منابع :
سایت اطلاع رسانی آفتاب :
www.aftab.ir
سایت اطلاع رسانی دانشنامه رشد :
www.danehsnameh.roshd .ir

فایل : 18 صفحه

فرمت : Word