کارآموزی کامپیوتر اداره برق شهرستان گرگان

کارآموزی کامپیوتر اداره برق شهرستان گرگان

مقدمه:

انسان از زماني كه خواندن و نوشتن را فراگرفت و بكار و فعاليت و تحصيل علوم مختلف مشغول شد، به تدريج به سمت تحقيق و پژوهش روي آورد و كم‌كم نياز به ثبت آموخته‌ها در قالب كتبا و دفتر در او احساس شد. بدين ترتيب گام‌هاي نخستين را در جهت بايگاني كردن آنچه كه او آموخته بود، برداشت.

در واقع اين كار از روزگاران قديم توسط تاريخ‌نويسان و مورخان در دربار پادشاهان با شرح كامل وقايع و حوادث آن زمان شروع شد و توسط دانشمندان و پژوهشگران با سند نمودن نتايج آزمايشات و آنچه فرا گرفته بودند، دنبال شد تا به امروز.

امروزه تهيه سند در همه امور از كارهاي تاريخي گرفته تا نويسندگي و كارهاي دولتي انجام مي‌شود. اين كار در زمان حاضر امري بسيار پسنديده و معمول بوده و ضرورت آن در همه مكان‌هاي دولتي و سازمان‌ها و حتي شركت‌هاي خصوصي احساس مي‌شود.

بايگاني كردن در يك تعريف عام به معناي تهيه و نگهداري نسخه دومي‌از مجموعه فعاليت‌هايي كه مي‌بايست در يك روال كاري انجام شوند، مي‌باشد.

در حال حاضر بخش بايگاني، يكي از بخش‌هاي مهم هر سازمان دولتي و يا خصوصي را تشكيل مي‌دهد. سازمان آب، اداره گاز، برق، مخابرات و… همگي داراي قسمت بايگاني مي‌باشند، اما بخش بايگاني در يك محيط گسترده‌تر با حيطه كاري وسيع‌تر قرار مي‌گيرد. اين محيط كاري دبيرخانه ناميده مي‌شود.

دبيرخانه يكي از مهمترين قسمت‌هاي يك اداره مي‌باشد كه بايگاني كردن اسناد يكي از كارهاي عمده و مهمي‌است كه در اين بخش انجام مي‌شود. كليه كارهاي مربوط به بايگاني در دبيرخانه تفكيك مي‌شود و كار هر قسمت توسط يك متصدي خاص با تخصص مربوط به آن كار به بهترين شكل ممكن انجام مي‌شود.

كار بايگاني به صورت زير تفكيك مي‌شود:

ثبت اسناد
تفكيك اسناد
تشكيل پرونده
بايگاني پرونده‌ها

در اين صورت ارائه خدمات بهينه و سريعتر صورت مي‌گيرد. در اين اداره كليه كارهاي بايگاني به صورت دستي انجام مي‌شود. در كشور ما جايگزين كردن سيستم‌هاي كامپيوتري در دبيرخانه به جاي كارهاي دستي در حال اجراست، اما هنوز تمام دبيرخانه‌هاي ادارات و سازمان‌هاي كشور مجهز به سيستم كامپيوتري نشده‌اند و اين كار در برنامه‌هاي آتي اين سازمان‌ها قرار گرفته است.

اما به نظر مي‌رسد با وجود يك سيستم كامپيوتري در دبيرخانه‌ها، با اينكه حجم كارهاي دستي به ميزان قابل توجهي كاهش مي‌يابد، اما نياز به كار دستي هيچگاه رفع نمي‌شود. به هر حال، قرار دادن سيستم‌هاي كامپيوتري به كارها (در همه‌جا) سرعت مي‌بخشد و باعث بالا رفتن كيفيت كار پاسخ به ارباب رجوعان مي‌شود.

تاريخچه پيدايش برق در منطقه مازندران

در سال 1307، اولين موتور ژنراتور برق به قدرت 150 كيلووات در گرگان نصب گرديد و دومين كارخانه برق در شر بابل به قدرت 120 كيلووات و متعاقب آن سومين كارخانه برق در شهر ساري به قدرت 60 كيلووات نصب و مورد بهره‌برداري قرار گرفت و به تدريج ديگر شهرهاي اين استان به مولدهاي كوچك ديزلي مجهز شدند.

اين نيروگاه‌ها توسط بخش‌هاي خصوصي و يا شهرداري‌ها اداره مي‌شدند، ولي چون قادر به تامين برق شهرها نبودند، لذا به منظور تامين نيرو و نيز توزيع و استاندارد نمودن شبكه‌ها در سال 1343 وزارت آب و برق تشكيل و شروع بكار نمود.

وزارت آب و برق اقدام به تاسيس شركت توانير و شركت‌هاي برق منطقه‌اي در سطح كشور نمود كه توليد و انتقال نيروي برق مازندران به عهده شركت توانير و قسمتي از انتقال و توزيعت نيرو در سطح منطقه به عهده شركت برق منطقه‌اي مازندران واگذار گرديد و اين شركت در آذرماه سال 1344 رسماً تاسيس و فعاليت خود را در منطقه آغاز نمود.

در دبيرخانه اداره برق، چون تقريباً كليه كارها به صورت دستي انجام مي‌شود، لذا ارتباط چنداني با كامپيوتر ندارند، فقط تايپيست است كه كار او با كامپيوتر انجام مي‌شود، ولي كار او فقط به تاپ نامه‌ها (در محيط Word) و تايپ جداول و نمودارها (در محيط Excel) خلاصه مي‌شود.

يكي از بخش‌هاي اداره كه ارتباط بيشتري با كامپيوتر دارند، بخش پذيرش مي‌باشد. اين بخش مسووليت بزرگي در پاسخگويي به ارباب رجوعان و متقاضيان دارند. كامپيوترهاي اين بخش همگي متصل به شبكه (Server) هستند. كار عمده كارمندان اين بخش در محيط Access مي‌باشد.

Access يا بانك اطلاعاتي در همه سازمان‌ها يكي از بهترين محيط‌ها براي نگهداري اطلاعات مي‌باشد. در بخش پذيرش، در وهله اول پس از درخواست انشعاب برق توسط متقاضي، اطلاعات درخواست كننده وارد كامپيوتر مي‌شود؛ سپس تشكيل پرونده‌ها به صورت دستي دنبال مي‌شود و سرانجام با طي يك روال كاري (بازديد، تشكيل جلسه و تاييد طرح) پرونده‌ها كميسيون مي‌شوند و كميسيون‌ها در همان بخش پذيرش توسط كارمند مربوطه اين كار در محيط Word تايپ مي‌شود و بقيه كارها در دبيرخانه دنبال مي‌شود.

يكي ديگر از بخش‌هاي اين اداره كه با كامپيوتر ارتباط دارند، قسمت حسابداري اداره مي‌باشد. اگرچه حجم عظيمي‌از كار اين قسمت هم به صورت دستي انجام مي‌شود، اما وارد كردن ارقام و حساب‌هاي مالي و نگهداري اطلاعات پولي شركت در محيط Access صورت مي‌گيرد.

بخش ديگر قسمت آمار و اطلاعات اداره مي‌باشد كه وظيفه نگهداري كليه آمار و اطلاعات در مورد تاريخچه اداره برق، اطلاعات آماري سال‌هاي مختلف و نمودارهاي آماري مي‌باشد كه با محيط Access كار مي‌كنند.

كليه قسمت‌هاي اداره برق، مانند قسمت بهره‌برداري، طرح و نوسازي، قسمت مالي و اداري، بايگاني، حسابداري، پذيرش، خدمات مشتركين و…. بايد داراي حداقل يك كامپيوتر متصل به شبكه باشند. در ضمن اداره برق داراي يك وب‌سايت به آدرس WWW.ped.golestan.com مي‌باشد.

در هر اداره و سازمان دولتی کلیه کارهایی که طبق قانون و روال اداری طی می شوند در پایان کار باید در جایی ثبت و سندی از آنها در اداره بایگانی شود تا مدرکی وجود داشته باشد که این کار روال عادی خود را طی کرده و تمامی قوانین و مقررات را پشت سر گذاشته است. بایگانی کردن از قدیم الایام در هر زمان و مکانی امری معمول و پسندیده بوده و تقریباٌ در همه جا کاربرد دارد.

دبیرخانه یکی از قسمتهای مهم و پرکار هر اداره ای می باشد تمامی ثبت و بایگانی اسناد و مدارک مربوط به خرید انشعابات برق در انواع مختلف (شهری ـ روستایی) و یا (خانگی ـ تجاری ـ صنعتی) که در قالب کمیسیون ابلاغ می شوند کلیه پرونده های متقاضیان در نوع های جدا (برقدار ـ بی برق) کلیه نامه های اداری به شرکت ها ـ ادارات ـ سازمانهای دولتی و… برگه های مرخصی و حکم ماموریت اسناد مربوط به برنده شدن اشخاص و شرکتها در استعلام ها و کلیه کارهای دفتری و ثبتی مربوط به تهیه آرشیو و بایگانی در این بخش انجام می شود.

در این اداره دو بایگانی وجود دارد:

بایگانی مربوط به پرونده های شهری (که مربوط به کار دبیرخانه می باشد)
بایگانی مربوط به پرونده های روستایی (که مربوط به کار قسمت بایگانی است که این قسمت فقط وظیفه نگهداری پرونده ها را به عهده دارد)

همچنین تا حد امکان بایگانی دبیرخانه مربوط به پرونده های جاری که در چند ساله اخیر تهیه شده اند می باشد اما بخش بایگانی دوم بیشتر پرونده های راکد را نگهداری می کند.

در دبیرخانه کلاً سه پست شغلی وجود دارد:

مسئول ثبت نامه ها و کلیه اسناد رسیدن و فرستاده شده و پیگیری آنها
متصدی بایگانی
تایپیست

مسئول ثبت و پیگیری: کلیه نامه ها ـ کمیسیون ها ـ استعلام ها ـ مرخصی ها ـ ماموریت ها و… را در دفتر اندیکاتور ثبت می کند نامه هایی که باید پیگیری شوند را در دفتر پیگیری نوشته و کار پیگیری آنها را دنبال می کند.

متصدی بایگانی: مسئول بایگانی پرونده ها می باشد در صورتیکه درخواست بیرون کشیدن پرونده ای از سوی قسمت طرح و نوسازی شود متصدی بایگانی می بایست پرونده را از بایگانی جستجو کرده و شخصاٌ به این قسمت ببرد پرونده ها نباید به دست ارباب رجوع داده شوند.

تایپیست: مسئول تایپ نامه ها ـ فرم ها ـ استعلام ها می باشد هر ارباب رجوعی ابتدا نامه نوشته شده را از طرف مدیر مربوطه (که اکثراٍ از طرف مدیر خدمات مشترکین است) پس از دریافت امضا از طرف مدیر اداره برای تایپ به دبیرخانه می آورد نامهه ا را پس از تایپ دوباره به همان قسمتی که ارباب رجوع را به دبیرخانه فرستاده بودندمی فرستند تا امضا را روی نامه تایپ شده گرفته و سپس امضا مدیر را بگیرند پس از ان دوباره دبیرخانه فرستاده می شوند تا نامه ثیت شود.

نامه‌ها:

کلیه متقاضیا ن انشعاب برق پس از اینکه از طریق بخش پذیر درخواست خرید برق می دهند و پس از تشکیل پرونده و بازدید از محل و تایید شدن فروش برق برای محل مورد نظر و طی کردن روال اداری در مرحله آخر باید نامه ای کا در آن درخواست برق شده را برای امضا نزد مدیر برده و پس از تایید نامه ثبت شود این نامه ها معمولاٌ از طرف مدیر خدمات مشترکین نوشته شده و امضا می شوند. کلیه نامه های دست نویس برای اینکه مجوز تایپ دریافت کنند باید امضای مدیر اداره را داشته باشند در غیر این صورت حق تایپ شدن را ندارند.

نامه های دارای امضا توسط ارباب رجوع های متقاضی برق به دبیرخانه برای تایپ آورده می شوند پس از تایپ نامه دوباره به قسمت خدمات مشترکین برده می شود تا امضا مدیر این بخش (که نامه دست نویس هم توسط همین مدیر تهیه شده بود) گرفته شود اصطلاحاٌ به این کار پاراو می گویند. نامه در صورتیکه غلط تایپی نداشته باشد تایید می شود نامه پس از دریافت امضا مدیر مربوطه برای امضای آخر نزد مدیر اداره برده می شود نامه در صورتیکه از نظر مدیر هیچگونه اشکال دستوری در جمله بندی نداشته باشد و در صورتیکه حتماٌ پاراو شده باشد امضا می شود سپس نامه دوباره به دبیرخانه آورده می شود تا آخرین مرحله اداری طی شود یعنی نامه ثبت می شود.

معمولاٌ نامه ای که بصورت دست نویس تهیه شده بجز متن اصلی دارای رونوشت می باشد رونوشت به قسمتهایی نوشته می شود که می بایست در جریان کار این نامه قرار داشته باشند مثلاً روی اینگونه نامه ها رونوشت به قسمت خدمات مشترکین جهت اطلاع نوشته می شود قالب نوشته شدن رونوشت نیز به همینگونه است یعنی در انتهای نامه پس از اینکه نام مدیر در قسمت چپ و پایین نامه نوشته می شود تا بعد در این قیمت امضا مدیر قرار بگیرد در پایین تر نام مدیر سمت راست با فونت ریزتر از فونت متن نامه رونوشت ها نوشته می شوند شکل کلی یک چنین نامه ای به این صورت است:

در ضمن نامه ها باید در کاغذ های آرم دار اداره برق تایپ شوند نامه هایی که دارای رونوشت می باشند به تعداد رونوشت به اضافه دو پرینت گرفته شده همچنین یک پرینت بدون رونوشت هم گرفته می شود از نامه ای هم که اصلاٌ رونوشت ندارد باید سه پرینت گرفته شود بنابراین از نامه نوشته شده حداقل سه نامه تایپی باید تهیه شود.نامه بدون رونوشت روی نامه های رونوشت دار قرار گرفته و در زیر همه نامه های تایپ شده نامه دست نویس قرار می گیرد این نامه ها را به هم گیره می کنند و برای پاراو نزد مدیر مربوطه می فرستند.

نامه رونوشت دار که پس از نامه روی قرار دارد باید پاراو شود و نامه رویی که بدون رونوشت است توسط مدیر اداره امضا می شود وقتی نامه ها برای ثبت به دبیرخانه آورده می شوند تک تک نامه ها شماره و تاریخ خورده (به جز نامه دست نویس) سپس نامه اول که توسط مدیر امضا شده و فاقد رونوشت است به ارباب رجوع داده می شود در اینجا کار ارباب رجوع در اداره تمام می شود نامه دوم که توسط مدیر قسمت مربوطه (مثلاٌ مدیر خدمات مشترکین) امضا شده با ضمیمه نامه دست نویس در قسمت بایگانی قرار می گیرد سایر نامه ها که امضا ندارند مهر آماده امضا مدیر روی آنها خورده می شود یکی از نامه ها در آرشیو قرار می گیرد در صورتیکه تعداد نامه ها بیشتر از سه تا باشد به ازاء هر یک از رونوشت ها یک نامه در نظر گرفته می شود که بعداٌ نامه با رونوشت های تیک خورده در پوشه خدمات مشترکین قرار می گیرند برای پیگیری های بعدی.

ثبت نامه ها در دفتر اندیکاتور:

در صفحه های سمت چپ دفتر اندیکاتور نوشته شده شرح نامه های فرستاده شده و در صفحه های سمت راست نوشته شده: شرح نامه های رسیده. نامه ها در صفحه های سمت چپ یعنی در قسمت نامه های فرستاده شده ثبت می شوند در ضمن ردیف شماره مربوط به هر ثبت در صفحه های سمت راست نوشته شده است. هر دو صفحه شکل یکسان دارند به این صورت که ستون اول مربوط به عنوان ستون بعد مربوط به شرح و ستون های بعدی معمولاٌ خالی می مانند و برای نامه های معمولی به کار نمی روند.

کارآموزی کامپیوتر اداره برق شهرستان گرگان

دیدگاهتان را بنویسید لغو پاسخ

کاربر گرامی، در این وب سایت تا حد امکان سعی کرده ایم تمام مقالات را با نام پدیدآورندگان آن منتشر کنیم، لذا خواهشمندیم در صورتی که به هر دلیلی تمایلی به انتشار مقاله خود در ارتیکل فارسی را ندارید با ما در تماس باشید تا در اسرع وقت نسبت به پیگیری موضوع اقدام کنیم.