مقاله کامل طراحی و پیاده سازی سیستم جامع طلا فروشی نیک کار

فصل اول- سيستم‌هاي اطلاعاتي مديريت (MIS)
1-1- مقدمه
موضوع مورد بحث اين فصل، مديريت بر پايه اطلاعات است. دو عامل اساسي موجبات تحولات ودگرگوني‌هاي جنجال آفرين را فراهم مي‌سازد. اول، استراتژي رقابت وتوانايي‌هاي آن كه تغييرات سريعي در تكنولوژي را باعث شده است ودوم افزايش قدرت تكنولوژي پيشرفته بعضي از كشورها و همچنين كاهش هزينه‌هاي توليد به عنوان يك سياست رقابت صادراتي بيشتر مورد توجه قرار گرفته است. هر دو استراتژي ياد شده ابزارهاي اصلي تصميم گيري استراتژيك مديريت بر پايه اطلاعات وتكنولوژي فرا پيشرفته عمليات توليد هستند. سيستم هاي اطلاعاتي مديريت(Management Information Systems) در راستاي تأمين نياز مديران در جهت دستيابي موثر به اين ابزارها ايجاد شده‌اند.
1-2 – جمع آوري اطلاعات
امروزه با توجه به حجم وسيع اطلاعات كه انسان به‌صورت روزمره با آن‌ها روبروست، روشن است كه ذخيره سازي اطلاعات مورد نياز تنها در حافظه انسان عملاً ممكن نيست.
جوامع پيشرفته در مسير دستيابي به تكنولوژي اطلاعات هستند . مسيري كه حركت در آن داراي نرخ شتاب بسيار بالايي است. بعضي از عوامل موثر و پيشرفت‌هاي تكنولوژيكي كه در بخش‌هاي اطلاعاتي بوجود آمده است، عمدتا در تجارت موثر واقع شده‌اند كه ذيلاً به آن اشاره مي‌كنيم:
فراواني كامپيوترهايي كه مديران و عموم مردم را در انجام فعاليت‌هايشان ياري مي‌دهد.
توسعه ارتباطات از راه دور كه از تكنولوژي ماهواره‌ها ، بانك‌هاي اطلاعاتي وشبكه‌هاي بين المللي اطلاعات نشات مي‌گيرد.
توسعه و افزايش ريز كامپيوترها با قيمت‌هاي مناسب و امكانات گسترده كه موجبات سهولت و سرعت محاسباتي و ذخيره و بازيابي اطلاعات را در محل كار و منازل فراهم كرده است.
دسترسي آسان به ترمينال‌ها ورابط‌هاي مخابراتي جهت برقراري موثر و سريع ارتباطات.
پيدايش كامپيوترهاي متفكر و ايجاد سرعت در انجام امور و در عين حال ايجاد قابليت‌هاي جديد.
1-3- سيستم اطلاعات مديريت
سيستمي كه كنترل و بازسازي اطلاعات را از دنياي محيطي وعمليات بازرگاني داخل سازمان به‌عهده دارد به طريقي كه با سازماندهي و انتخاب داده‌ها اطلاعات لازم را جهت اتخاذ تصميم، برنامه ريزي و كنترل براي مديران آماده سازد ، سيستم اطلاعاتي مديريت ناميده مي‌شود. در گذشته منابع اطلاعاتي مديران اتفاقي و غير مطمئن و از طرق مختلف وگوناگون بود،از اين رو اطميناني از درستي اطلاعات در دست نبود. با توسعه كامپيوترهاي با ظرفيت ،سرعت ودقت بالا در اواسط قرن بيستم تكامل وكاربرد مفاهيم سيستم‌هاي اطلاعاتي مديريت (MIS) روندي ديگر و با سرعتي بيشتر توسعه يافت كه حاصل آن تغييرات در عمليات وفعاليت‌ها و وظايف سازمان‌هاي تجاري دنيا به‌شرح زير شد:
1- مديريت متمركز و تكيه بر محورهاي تمركز اطلاعات و بهره‌گيري از تكنولوژي پيشرفته.
2- طراحي اطلاعات و ارايه گزارش‌هاي لازم براي اتخاذ تصميم مديريت ، برنامه‌ريزي و كنترل سازمان.
3- طراحي سيستم اطلاعات مديريت با تكيه بر كنترل وسيستم‌هاي اطلاعاتي مديريت كنترل پروژه‌ها.
مجموعه اين فعاليت‌ها MIS يا سيستم‌هاي اطلاعاتي مديريت ناميده مي‌شود. هدف سيستم‌هاي اطلاعاتي مديريت افزايش روند ارايه واداره اطلاعات وكاهش حدس و گمان در حل مشكلات در سطوح مختلف سازماني از طريق سيستم‌هاي بازخور اطلاعات و بازتاب بازيابي اطلاعات در جهت تكامل داده‌هاي جديد به سيستم است.
1-4-1-قدم‌هاي بسط و توسعه MIS
براي ايجاد و توسعه سيستم‌ها به منظور اجراي MIS در مرحله اول بايد تعريفي دقيق از MIS داشت. سپس نيازها تعيين و اهداف اجرايي سيستم در رابطه با MIS مورد نظر و زيرمجموعه سيستم اطلاعاتي مديريت مشخص شوند. نهايتاً طرح تحقق پذيري يا نقشه مراحلي را كه بايد اجرا شوند همراه با افراد مسئول هر مرحله و ارزش هر كار و زمان برنامه تعيين شوند. هنگامي‌كه چگونگي تحقق پذيري طرح به تصويب مديريت برسد، آنگاه مفهوم كلي MIS براي بازبيني و تصويب بازنگري مي‌شود. پس از تصويب طرح، جزييات كاري طرح تهيه مي‌شوند. هنگامي‌كه جزييات طرح تصويب شوند، آنگاه MIS جديدي برقرار مي‌شود و بهنگام در مي‌آيد و نگهداري مي‌شود. گرچه مراحل فوق جدا از يكديگر به نظر مي‌رسد، ليكن درواقع يك مجموعه مرتبط است.
1-4-2- سازماندهي سيستم اطلاعات مديريت در سازمان‌هاي تجاري
بسط وتوسعه MIS فرايندي اساسي است و براي انجام آن به افراد متخصص و حرفه‌اي نياز است. بنابراين براي ايجاد يك MIS به كار گروهي و سرپرستي آن توسط يك مدير و متخصص نيازمنديم. اگرچه مديران و جمعي از متخصصين مختلف در طراحي MIS شركت خواهند داشت ، اما مسئوليت مستقيم طرح متوجه مدير MIS است. براي يك چنين مسئوليت مهمي مدير MIS بايد با تسلط فني و وقوف كامل بر وظايف، نفوذي معنوي و علمي بر تمام سطوح مديران بيابد.
يكي از اهداف مورد نظر مديران افزايش كيفيت توليد محصولات به همراه بهبود انگيزه‌هاي شغلي در كاركنان است. كمك جهت نيل به اين هدف از اهم وظايف مدير MIS است و رسيدن به آن مهمترين عامل توفيق MIS محسوب مي‌شود. ارايه گزارش‌هاي مديريتي نقش بسزايي در تصميم گيري مديريت جهت نيل به اين اهداف به عهده خواهد داشت.
1-4-3- جايگاه سيستم اطلاعاتي مديريت در سازمان
عملاً مدير MIS براي طراحي وكنترل شركت به معاون خدمات اجرايي يا معاون ارشد گزارش مي‌دهد. در بسياري از شركت‌ها شاخه معاونت MIS به‌وجود مي‌آيد كه گزارش خود را مستقيمأ به مديريت عالي ارايه مي‌كند. در نوع ديگر ساختار سازماني تمام فعاليتهاي MIS در سطوح شركت متمركز مي‌شود. مدير MIS در اين‌جا همطراز ساير معاونين شركت است
اين حالت شامل شركت‌ها با وظايف مختلف است
الف: سازمان تحت سلطه مديران
شكل 1-1- نمونه ساختار سازمان سيستم اطلاعات مديريت
ب: ساختار سازماني با سهولت دستيابي به مدیران
ج : ساختار سازماني نامطلوب
شكل1-2- نمودار ساختاري شركت‌هاي مختلف
1-5- نياز مديران به سيستم‌هاي اطلاعاتي مديريت
واژه مديريت با مفاهيمي مختلف تعبير و تفسير شده است . اگر هر پژوهشگر از ده نگرش مختلف در جستجوي يك معناي واحد براي واژه مديريت باشد، به ده تعريف اما با نكات و اصول مشترك مي‌رسد. اغلب اين تعاريف در نكاتي فصل مشترك دارند كه از آن‌ها واژه‌ها و وظايف كاربردي منبعث مي‌شوند.
الف) برنامه ريزي
طرح‌ها در سطوح مختلف و سلسه مراتب سازماني با هدف دستيابي به اهداف مشترك و از قبل تعيين شده تعريف مي‌شوند. اين سطوح طرح‌هاي بلند مدت و كوتاه مدت ناميده مي‌شوند. برنامه ريزي به‌منظور استفاده از منابع سازمان براي نيل به اهداف سازمان و بهينه سازي هزينه‌ها صورت مي‌گيرند و به‌عنوان اولين وظيفه مديريت شناخته شده است.
ب) سازماندهي
يك مدير براي اجراي برنامه‌ها نيازمند به سازماندهي منابع فيزيكي، مادي و انساني است. لذا بايد وظايف مشخص، مسئوليت‌ها معلوم، بودجه تعيين و در معيار زمان تنظيم شوند. براي انجام اين وظايف، مدير همچنين نيازمند آگاهي از سازمان و انجام امور در ديگر قسمت‌هاست به‌نحوي‌كه بتواند اقدامات لازم را به اجرا درآورد.
پ) رهبري و ايجاد انگيزه
وظيفه ديگر مديريت تحقق پذيري برنامه‌هاست . سازمان نيازمند به هماهنگي و راهبري فعاليت‌ها كه در جهت وظايف تعيين شده است. بزرگترين دغدغه مديريت ايجادانگيزه در كاركنان است. مساله اساسي اين است كه يك مدير بايد يك سيستم ارتباطي مؤثر بين كاركنان سازمان برقراري كند.
والبته انجام اين مهم با ايجاد يك ساختار سيستم اطلاعاتي مديريت مؤثر مي‌تواند به‌صورتي كارا و بهينه ميسر شود.
ت) گزارش دهي
براي پيگيري اقدامات انجام شده در زمينه امور اجرايي كاركنان بايد مرتباً و به‌طور مستمر از جريان پيشرفت كار به مديريت گزارش دهند. در مرحله برنامه ريزي تعيين اهداف صورت گرفته است و هر تغييري نياز به عمليات اصلاحي در برنامه دارد. اغلب اهداف سازمان به‌صورت يك سيستم كنترل برنامه و بودجه طراحي و متغيرها در بودجه‌هاي قسمتي يا عملياتي با طراحي گزارش‌هاي مديريت استراتژيك تهيه مي‌شوند.
ث) كنترل
هر گزارشي كه به مديريت داده شود، ممكن است باعث تغييراتي در برنامه و بودجه شود، بنابراين طرح‌ها معمولاً به تجديد نظر و بازنگري نياز دارند و ساختار سازماني نيز بايد با آن هماهنگ باشد. اين وظيفه به‌عنوان كنترل سيستم خوانده مي‌شود. اگر تاخير در عمليات وجود دارد، بايد تصميمات مقتضي گرفته شود. چنين تصميماتي نياز به اطلاعات كنترلي دارند كه بازتاب مديريت ناميده مي‌شود. اين وظيفه از جمله وظايف سيستم‌هاي اطلاعاتي مديريت است.
1-6- تعريف سيستم
سيستم شامل مجموعه‌اي از اجزاست، و دستيابي به عملكرد بهينه اجزاء زماني ميسر است كه سيستم در مجموع و كل به‌صورتي بهينه عمل كند. بنابراين تعريف ساده‌اي از سيستم كه در سيستم‌هاي اطلاعاتي مديريت مي‌تواند كار برد داشته باشد ، عبارتست از : سيستم سازماندهي عواملي است كه بر يكديگر تآثير دارند و براي دستيابي به هدف يا اهدافي مشترك عمليات پردازش را برروي داده‌ها و همچنين اطلاعات خام به‌صورت فردي يا در مجموع در يك زمان يا زمان‌هاي مختلف انجام مي‌دهد تا ستاده مورد نظر بدست آيد. عوامل كنترلي به‌عنوان بازوهاي بازتابي سيستم عمل مي‌كنند .
1-7- تكنولوژي اطلاعات
تكنولوژي اطلاعات (IT ) واژه ايست كه در سال‌هاي 1970 پديد آمد كه در برگيرنده دو موضوع محاسبات (COMPUTING ) و ارتباط (COMMUNICATION ) بود. تعابير مختلفي با بر خوردهاي متفاوتي در زمينه تكنولوژي اطلاعات عنوان شده است. گستره اين تعابير از پردازش اطلاعات اداري تا معناي وسيع كاربرد كامپيوتر در امور توليد از قبيل
استفاده از رباتها و كنترل از راه دور بوده است. مفهوم تكنولوژي اطلاعات عبارت از آن جنبه‌هايي از تكنولوژي است كه سيستم‌هاي پردازش اطلاعات بازرگاني را در بر مي‌گيرد. منظور از بازرگاني معناي اعم آن است كه ارايه خدمات و كالا مي‌باشد.
1-8- تحولات آينده و روند تكاملي در امر پردازش و مديريت اطلاعات
در حال حاضر مديران به خود كفايي و خود اتكايي اطلاعات رسيده‌اند، زيرا اكنون شخصاً مي‌توانند بسياري از امور را با استفاده از نرم افزارهاي كامپيوتري انجام دهند.
مديران نيازمند ارتباط تنگاتنگي با سازمان خود هستند و از طريق استفاده از كامپيوتر اين امكان به‌راحتي پديد مي‌آيد.
سهولت انجام امور بانكي در منزل، خريد كالاي مورد نياز بدون مراجعه به فروشگاه‌ها و تحقق سيستم‌هاي اطلاعاتي مديران.
كامپيوترهاي اوليه به پردازش اطلاعات عددي مانند ليست‌هاي حقوق و دستمزد و حسابداري مي‌پرداختند، درحالي‌كه امروزه با استفاده از كلمه پردازها (word processors ) نوشته‌ها نيز پردازش مي‌شوند و حتي انتقال و نگهداري تصاوير و متون با استفاده از ماشينهاي تصوير يا نمابر (facsimile ) و كامپيوترها به‌راحتي صورت مي‌گيرد و حتي پردازش سريع و آسان اطلاعات نيز در شرف دستيابي است.
پردازش اصوات با استفاده از تلفن و كارت‌هاي صداي كامپيوتري و نيز اتصال خطوط تلفن به كامپيوترها به ذخيره سازي و پردازش و بازيابي آن تحول يافته است. اما دهه 1990 سال‌هاي ادغام اطلاعات و تكنولوژي اطلاعات و ارتباطات بود كه آن را پشت سر گذاشته‌ايم و دهه اول قرن جديد، سال‌هاي ارتباط صوتي با كامپيوترها جهت پردازش‌هاي ياد شده خواهد بود.
1-9- آشنايي با تجزيه، تحليل و طراحي سيستم
سيستم عبارتست از مجموعه‌اي سازمان يافته از پديده‌هاي مرتبط به‌يكديگركه محتواي آن را داده‌ها، پردازش‌ها، ذخيره سازي، نگهداري و ستاده‌ها تشكيل مي‌دهند، با اين هدف طراحي كه مقاصد معين و از پيش تعريف شده‌اي تامين شوند. تقسيم بندي سيستم به ساده و پيچيده مي‌تواند معيار خوبي باشد، بدين ترتيب كه سيستم كنترل موجودي انبار سيستم ساده‌اي تلقي مي‌شود، درحالي‌كه سيستم‌هاي اطلاعات مديريت از نظر طراحي و اجرا به‌عنوان سيستم
پيچيده‌اي شناخته مي‌شود. طراحي و اجراي سيستم كاري هزينه‌بر و زمان‌بر است.
به‌همين دليل است كه مديران رغبت بيشتري به پياده سازي سيستم‌هاي ساده حقوق و دستمزد، انبار و زير سيستم‌هاي آن دارند تا درگير سيستم‌هاي پيچيده‌اي چون سيستم‌هاي اطلاعات بازاريابي و اطلاعات مديريت نشوند
1-9-1- تجزيه و تحليل سيستم چيست؟
تجزيه و تحليل سيستم عبارت از جانشين سازي سيستم جديد به‌جاي سيستم قديم است. كسي كه مسئوليت بكارگيري روش‌ها و تكنيك‌ها و دستورالعمل‌هاي تجزيه و تحليل سيستم را به‌عهده دارد، سيستم‌آناليست ناميده مي‌شود. اين شخص در تماس نزديكي با كاربرها، مشتري‌ها، عموماً مديران سازمان‌ها مي‌باشد و وظايف او را مي‌توان به‌شرح زير برشمرد:
الف : آناليست بايد بين برنامه نويس، مديران، كاربران و عرضه كنندگان سخت افزار هماهنگي به‌وجود آورد، و بنابراين الزاماً بايد قدرت بيان و توانايي نگارش خوبي باشد.
ب : آناليست بايد برنامه‌ريزي و طراحي سيستم را انجام دهد و اين وظيفه شامل مراحل اوليه تا اختتام پروژه طراحي سيستم‌هاي اطلاعاتي است.
1-9-2-دلايل تغيير سيستم
سيستم‌هاي اطلاعاتي معمولآ در خلاء و دفعتاً به‌وجود نمي‌آيند، بلكه دلايلي براي اجراي تغييرات وجود دارند. اين دلايل مي‌توانند به‌شرح زير باشند:
نواقص اجرايي سيستم موجود كه تأثير مستقيم بر افزايش هزينه اجرايي سيستم دارد، دريافت شكايات متعدد از كاربران يا مشتريان، كاهش سود حاصل به‌علت تأخير در عرضه اطلاعات جهت تصميم گيري، و درخواست‌هاي خارج از سازمان از قبيل تقاضاي تهيه گزارش يا اطلاعات خاص از طرف سازمان‌هاي مرتبط ديگر، ضرورت تغيير سيستم را طلب مي‌كنند.
1-10- تجزيه و تحليل سيستم و طراحي
روش‌هاي مختلفي براي تجزيه، تحليل و طراحي سيستم‌هاي كامپيوتري وجود دارند. ترديدي نيست كه پيچيدگي حوزه عمل و بودجه و اعتبار عوامل موثري در انتخاب سيستم است. بدون ترديد سازمان‌هاي كوچك قادر به صرف هزينه زيادي براي پياده سازي يك سيستم جديد نيستند، و بنابراين به استفاده از بسته‌هاي نرم افزاري اكتفا مي‌كنند، درحالي‌كه در سازمان‌هاي بزرگ، بيشتر مديران
سيستم خاص خود را طلب مي‌كنند و يك طراحي ويژه بايد انجام پذيرد. اما به هر حال تجزيه، تحليل و طراحي همه سيستم‌ها بايد از اجراي مراحل خاصي تبعيت كند كه آن‌ها را مي‌توان به‌شرح زير برشمرد:
مراحل مختلف با زير مجموعه‌هاي وابسته به هر مرحله بايد مشخص شوند.
كنترل‌هايي براي اطمينان از پيشرفت كار بايد برقرار شود.
از ابزارهاي تسهيل كننده در امر تجزيه و تحليل بايد استفاده شود.
اسناد بايد دقيقاً و به‌طور صحيح نگهداري شوند.
برنامه ريزي دقيق همراه با بودجه و زمان‌بندي فعاليت‌ها مورد نياز است.
1-10-1-تجزيه و تحليل سيستم و طراحي
با فرض بر اين‌كه مراحل تجزيه و تحليل يك سيستم نهايتاً به كاربرد كامپيوتر منجر خواهد شد، مراحل را مي‌توان به‌شرح زير طبقه بندي نمود:
مطالعه و امكان سنجي
مطالعه و تجزيه و تحليل سيستم
طراحي سيستم
برنامه ريزي
اجرا
اكنون به شرح مراحل واجراي سيستم مي‌پردازيم.
الف) مرحله اول : امكان سنجي (Feasibilty Study )
اين مرحله به دو زير مرحله تقسيم مي‌شود:
1- از ديدگاه مشتري يا كاربر
تشكيل كميته مركزي براي كنترل پيشرفت پروژه به‌منظور آگاهي بخشي كاربران.
تعريف، تعيين و تقسيم وظايف و نقش هر شركت كننده.
2- از ديدگاه تحليل‌گر (يا تيم پروژه)
مشاركت و همكاري مديران عالي و كاربران و كساني‌كه به هر ترتيب در آينده از سيستم استفاده خواهند كرد.
مطالعات بالا در چهار چوب گزارشي كه حاوي سرفصل‌هاي زير است تسليم مديريت مي‌شود:
تعريف مساله ،ماهيت ،حوزه عملكرد و اهداف پروژه.
تركيب منابع (انساني ، مالي و تجهيزاتي).
پيش بيني و برنامه ريزي كلي بودجه از ديدگاه هزينه ها و زمان اجراي پروژه.
پيشنهادها.

فایل : 110 صفحه

فرمت : Word