مقاله فارسی مديريت زمان

مديريت زمان
هيچ چيز را نمي توان جايگزين وقت کرد . هيچ چيز ديگري قابليت آن را ندارد . مخصوصا در مورد روابط شخصي .
استفاده از وقت ضروري است . هر کاري نياز به صرف مقداري وقت دارد .
وقت براي به ثمر رساندن هر کاري لازم است . شما چطور از وقتتان استفاده مي کنيد ؟
مديريت زمان مهارتي است که مي توان آن را با انضباط و تمرين فرا گرفت .
مديريت زمان شما را قادر مي سازد که جريان وقايع را تحت کنترل بگيريد .
شما هميشه آزاديد که انتخاب کنيد چه کاري را اول انجام دهيد ، چه کاري را پس از آن انجام دهيد و چه کاري را اصلا انجام ندهيد .
مديريت زمان بيش از هر چيز به انضباط فردي ، خويشتن داري و تسلط بر نفس نياز دارد .
اکثر مردم سرگرم فعاليت هايي هستند که بيشتر آرامش بخشند تا هدفمند بنابر اين :
مدام از خود بپرسيد : آيا کاري که مشغول انجام آن هستم بيشترين بازده براي وقت صرف شده را دارد يا نه ؟
وقت ماده خام زندگي است شما چطور آن را عمل مي آوريد ؟
از کمبود وقت گله نکنيد شما تمام وقتي را که وجود دارد دراختيار داريد .
بهره وري بالا نتيجه بالا بردن کارايي وقت است . به اين ترتيب که فقط مهمترين کارها را انجام دهيد .
توانايي شما در به تعويق انداختن خوشي هاي کوتاه مدت تعيين کننده ميزان پيشرفت مالي شما در دراز مدت است .
ارزش هر چيزي را مي توان با مقدار وقتي که حاضريد صرف آن کنيد، اندازه گيري کرد .
انجام کاري که واقعا از آن لذت مي بريد رمز عملکرد عالي است .
جمع آوري هر ثروتي با فروش خدمات فردي ، يا در واقع وقت شخصي ، آغاز مي شود .
بدترين نوع هدر دادن وقت اين است که کارهايي را که اصلا نيازي به انجام دادنشان نيست به بهترين نحو ممکن انجام دهيم .
انجام کاري که واقعا از آن لذت مي بريد رمز عملکرد عالي است .
هر وقت مي بينيد کاري خيلي خوب پيش مي رود ، مي توانيد دو چيز ديگر را هم پيدا کنيد : يک آدم يک دنده و يک احساس وظيفه .
آيا در گذشته، خود را درگير کاري کرده ايد که اگر اطلاعات امروزتان را داشتيد، حاضر نمي شديد به آن تن دهيد ؟
هميشه از خودتان بپرسيد : با ارزش ترين استفاده اي که در حال حاضر مي توانم از وقتم بکنم چيست ؟
مديريت زمان وسيله اي است که مي تواند شما را از جايي که هستيد به جايي که مي خواهيد باشيد برساند .
اگر همين امروز يک ميليارد تومان برنده شويد ، چه کارهايي را به نحو ديگري انجام مي دهيد و چگونه زندگي خود را تغيير خواهيد داد ؟
اگر همين امروز به شما بگويند فقط شش ماه ديگر زنده ايد ، چه مي کنيد و وقت خود را چگونه صرف خواهيد کرد؟
چه روياهايي در سر داريد ؟ اگر هيچ محدوديتي نداشتيد ، دلتان مي خواست چه جور آدمي باشيد ؟ چه چيزهايي داشته باشيد ؟ و چه
کارهايي انجام دهيد ؟
اگر مطمئن بوديد شکست نمي خوريد ، جرات مي کرديد کدام آرزوي بزرگ خود را عملي کنيد ؟
وظيفه شخصي شما چيست ؟ آيا هماهنگ با آن زندگي مي کنيد ؟
يادگيري مداوم حداقل شرط لازم براي موفقيت در هر زمينه اي است که در آن فعاليت مي کنيد . هر روز چيز جديدي بياموزيد .
هر فعاليت يا عدم فعاليتي مستلزم انتخابي است بين آنچه بيشتر اهميت دارد و آنچه کمتر اهميت دارد .
قانون حذف گزينه ها مي گويد : انجام يک کار مستلزم صرف نظر از انجام کارهاي ديگري است .
اصل پاراتو مي گويد 80% از دست آوردهاي شما نتيجه 20% از فعاليت هاي شماست . 20% فعاليت هاي سازنده شما کدامند ؟
20% وقتي که صرف برنامه ريزي براي يک پروژه مي کنيد به اندازه 80% وقتي که صرف انجام تمام پروژه مي کنيد ارزش دارد
براي فعاليت هاي خود اولويت و ممنوعيت تعيين کنيد . چه فعاليت هايي را بايد رها کنيد تا بتوانيد براي کارهايي که حقيقتا مهم هستند
جاي بيشتري باز کنيد ؟
قانون حد توانايي مي گويد : هميشه براي انجام ضروري ترين کارها وقت کافي وجود دارد .
براي اولويت بندي کارها بايد نتايج هر کدام از آنها را در دراز مدت در نظر گرفت .
پاداش شما هميشه بر مبناي نتايجي که به دست مي آوريد تعيين مي شود ، از شما انتظار مي رود که چه نتايجي به دست آوريد ؟
چه کاري است که شما ، و فقط شما ، مي توانيد انجام دهيد و اگر خوب انجام شود يک دگرگوني واقعي به وجود مي آورد ؟
براي اينکه به کاري بيشتر بپردازيد بايد کار ديگري را کمتر انجام دهيد . چه کارهايي را بايد بيشتر و چه کارهايي را بايد کمتر انجام
دهيد ؟
با وقت خود مثل پول رفتار کنيد . چطور مي توانيد وقتتان را به بهترين نحو صرف کنيد تا بيشترين رضايت حاصل شود .
آرامش ذهني را بالاترين هدف خود قرار دهيد و وقت و زندگي خود را حول محور آن تنظيم کنيد .
پيشرفت هاي جزئي در استفاده بهتر از وقت مي تواند در مجموع منجر به دگرگوني هاي اساسي در زندگي شما شود .
وقتي که با خانواده هستيد ، صددرصد وقت خود را جسما و روحا در اختيار آنها قرار دهيد .
مقدار قابل ملاحظه اي از وقت خود را با کساني بگذرانيد که در زندگي براي شما بيشترين اهميت را دارند و نگذاريد که در طول اين
مدت کسي مزاحمتان شود.
در خانه کميت وقت و در کار کيفيت وقت است که به حساب مي آيد آنها را با هم مخلوط نکنيد .
اهميتي ندارد که از کجا آمده ايد ، مهم اين است که به کجا مي رويد .
پاداشهايي که در زندگي مي گيريد بستگي به اين دارد که چه کاري مي کنيد ، چقدر خوب آن را انجام مي دهيد و چقدر مشکل است که
بتوان کسي را جايگزين شما کرد .
يکي از بهترين راه هاي استفاده از وقت اين است که قابليتهاي خود را در زمينه هايي که نتايج کليدي را براي شما به بار مي آورد
افزايش دهيد .
استعداد و توانايي هاي منحصر به فرد شما کدام است ؟ چطور مي توانيد آنها را به حد اکثر برسانيد .
اينکه چه کسي باشيد و در چه موقعيتي قرار داشته باشيد بر عهده شما و نتيجه انتخابها و تصميم گيري هاي خودتان است .
همه چيز به حساب مي آيد . هر کاري که انجام دهيد يا به شما کمک مي کند يا آسيب ميرساند ، هيچ چيز خنثي نيست .
نقطه آغاز تصميم هاي بهتر نقطه پايان تصميم هاي بدتر است .
در شغل شما چه عواملي براي پيشرفت حياتي هستند ؟ در انجام چه کاري بايد حتما عالي باشيد تا بتوانيد به موفقيت دست يابيد ؟
نقاط قوت و ضعف شما در چه زمينه اي است ؟ يک نقطه ضعف کافي است تا شما را از پيشرفت باز دارد .
تمام آموزشهاي ممکن را ببينيد . يک ايده خوب کافي است تا شما را از انجام سالها کار سخت معاف کند .
اگر بخواهيد همين امروز شروع کنيد ، براي غلبه بر ضعف ها و به حداکثر رساندن قدرت هايتان چه کار مي توانيد بکنيد ؟
هر دقيقه اي که صرف برنامه ريزي مي کنيد در انجام کار ده دقيقه صرفه جويي مي کنيد . بدين ترتيب ، بازده انرژي شما 1000 %
افزايش مي يابد .
روشن نبودن قضايا علت اصلي اتلاف وقت است . مدام از خودتان بپرسيد : مي خواهم چه کاري انجام بدهم ؟ و چطور مي خواهم اين
کار را انجام بدهم ؟
بعضي ها مي توانند وقت آدم را زياد تلف کنند . چه کسي در محيط کار وقت شما را تلف مي کند ؟
شما در محيط کار وقت چه کسي را تلف مي کنيد و اين کار را چطور انجام مي دهيد ؟
کلمه نه مي تواند در صرفه جويي در وقت کمک بزرگي به شما بکند . به هر چيزي که بهترين و عالي ترين استفاده از وقتتان نيست نه بگوييد .
گاهي ديگر به مديريت زمان
مقدمه :بسياري از افراد ادعا مي كنند كه وقت آنها به هدر نمي رود و ابراز مي دارند كه: من خيلي سازمــاندهي شده كار مي كنم، مي دانم كجا مي روم، مي دانم چكار مي كنم و… اگر
شما واقعاً و صادقانه جزء اين دسته از افراد هستيد بايد بگوييم كه در گروه اقليتي جاي گرفته ايد. خيلــي از مردم نسبت به روزهاي بدون بهره وري (بي حاصل) خود بي تفاوت هستند در حالي كه همگي مايل هستيم كارهاي بسياري را در يك روز انجام دهيم، ولي معلوم نيست كارهايمان چقدر ارزش داشته و بر چه اساسي اولويت بندي شده اند و چقدر وقت بايد صرف آنها كنيم.
مثلاً گاه براي گرفتن يك جواب يا ارسال يك نامه يا درخواست كالا از انبار، بيش از اهميت موضوع موردنظر به پيگيــري، تعارفات و حاشيه پردازي
مشغول مي شويم. همچنين در بسياري از جلسات مسايل جنبي نظير سياست، تجارت، خانواده، اوضاع اجتماعي، اخبار سازماني، و… بيشتر از موضوع يا دستور جلسه موردبررسي و تبادل نظر قرار مي گيرند.مقوله مديريت زمان سالهاست كه ذهن افراد و صاحب نظران رشته هاي مختلف را به خود مشغول كرده و تاكنون دوره هاي آموزشي و سمينارهاي بسياري در اين ارتباط برگزار شده است. اما آيا واقعاً توانسته ايم بر زمان احاطه پيدا كرده و آن را در كنترل خود داشته باشيم.
حقيقت آن است كه ما بايد خود را اداره كنيم نه زمان را. چرا كه زمان اساساً اداره شدني نيست و خواه ناخواه زمان مي گذرد و اين ما هستيم كه بايستي از آن به خوبي استفاده كنيم.
به يك تعبير مديريت زمان درواقع همان مديريت بر خويشتن است و جالب است بدانيد مهارتهايي كه ما براي اداره كردن ديگران نيازمنديم، همان مهارتهايي است كه براي اداره كردن خود نيازمنديم مانند توانايي ومهارت در برنامه ريزي، تفويض اختيار، سازماندهي، رهبري و كنترل.
شناخت صحيح و به موقع عواملي كه وقت ما را هــدر مي دهند، خيلي مهم است زيرا بدين ترتيب راه درمان بيماري اتلاف وقت را كوتاه خواهيم كرد. بد نيست اين سوال را مطرح كنيم كه وقت روزانه شما صرف چه كارهايي مي شود؟ فرقي نمي كند داراي چه موقعيت شغلي و كاري هستيد فقط كافي است لحظاتي روزهاي گذشته و امروز خود را مرور كنيد.
شايد قبل از اينكه به پاسخ شما بپردازيم بهتر است در يك مورد، تكليف خود را روشن كنيم و آن اين موضوع كه آيا شما با ارباب رجوع سروكار داريد يا خير؟
اگر شما ارباب رجوع نداريد دو حالت دارد: 1 – يا مدير هستيد، اختيارات و كارها را تفويض كرده ايد.2 – يا اينكه ماهيت شغل شما به گونه اي است كه با ارباب رجوع سروكار نداريد. ازطرح اين سوالها دو هدف را دنبال مي كنيم.الف) ذكر اين نكته كه ميان صرف وقت براي كسي كه ارباب رجوع دارد و كسي كه با ارباب رجوع سروكار ندارد خيلي فاصله است.
به عبارت ديگر، افرادي كه با ارباب رجوع سروكار دارنــد، وقتشان طوري ديگر صرف مي شود كه مطلب مهمي است و در تجزيه و تحليلهاي مربوط به مديريت زمان اغلب ديده شده كه موردغفلت قرار گرفته است.
ب) ذكر اين نكته كه شما بايد اختيارات و كارهاي خود را به ديگران تفويض كنيد.
خوب برگرديم بر سر سوال قبلي مان. واقعاً وقت شما در طول روز صرف چه كارهايي مي شود؟ شايد پاسخهاي شما برحسب فراواني و اهميت اينگونه باشد:
1 – ديدن كارتابل نامه ها؛2 – جلسات و تماسهاي تلفني؛3 – بررسي پرونده ها و تهيه پيش نويس نامه ها يا اخبار و اطلاعات لازم؛
4 – بازرسي و سركشي به قسمتها؛5 – ماموريتهاي اداري؛6 – انجام امور شخصي؛7 – ارتباطات غيررسمي و حضور در غذاخوري و نظاير آن. شناسايي عوامل موثر در اتلاف وقتبه طور اجمال مي توان عوامل موثر در اتلاف وقت را به قرار زير برشمرد:عدم تفويض اختيار؛تماسها و مكالمات زياد تلفني؛جلسات بسيار (درون سازماني و برون سازماني)؛قبول و يا تحميل بيش از حد مسئوليت و كار؛آشفتگي و بي نظمي فردي و عدم تمركز فكري؛نداشتن كاركنان و همكاران شايسته و كارآمد؛مسافرتها و ماموريتهاي متعدد اداري؛امور شخصي و گرفتاريهاي خانوادگي؛
عدم برنامه ريزي مناسب؛كار امروز را به فرداافكندن.همانگونه كه مشاهده مي شود موضوع «عدم تفويض اختيار» به عنوان شايد مهمترين عامل اتلاف وقت بويژه براي مديران عنوان گرديده است.به راستي چرا شما بخشي از اختيارات خود را به ديگران واگذار نمي كنيد؟ بد نيست در اين قسمت مهمترين دلايلي را كه براي عدم تفويض اختيار برشمرده شده است را ذكر كنيم:1 – كاركنان هنوز كار بسياري براي انجام دادن دارند و واگذاري و تفويض اختيار بيشتر به آنها معقولانه نيست؛2 – كاركنان توان انجام دادن برخي كارها را ندارند، لذا نمي توان اختياري به آنها تفويض كرد؛3 – كاركنان نمي خواهند به آنها تفويض اختيار
شود؛4 – فرد مناسبي نيست كه كارها و اختيارات به او واگذار شود؛5 – قدرت وجسارت لازم در تفويض اختيار وجود ندارد؛6 – مديران ترجيح مي دهند براي حفظ شأن و شخصيت خود از تفويض اختيار پرهيز كنند؛7 – ممكن است تفويض اختيار نشانگر ضعف مدير در سازمان تلقي شود.اگر شما به عنوان خواننده اين نوشتار، مدير هستيد ببينيد كه واقعاً كدام مورد يا موارد از هفت گزينه بالا شامل شما هم مي شود. بعد كمي تأمل كنيد كه چرا در چنين وضعيتي به سر مي بريد؟خوب جاي دارد كه به يك موضوع مهم ديگر اشاره كنيم كه نوعاً خيلي وقت ما را هدر مي دهد.
تماسهاي تلفني خارج از برنامه و ملاقاتهاي بدون هماهنگي. بهتر است طرف خود را طوري مقيد و هدايت كنيد كه در كوتاهترين زمان مكالمه يا ملاقات حرف خود را بزند. شايد اين تجويز در وهله اول سخت باشد ولي مي تواند در وقت شما صرفه جويي شود، چون در غير اين صورت براي اينكه محبوب همه باشيد ناگزير هستيد كه كاملاً در اختيار درددلها، مشكلات، درخواستها، غيبتها و… اين و آن باشيد و از انجام كارهاي ضروري باز بمانيد.
يك چيز ديگري كه معمولاً كاركنان را رنج مي دهد و ممكن است خود آنها خيلي متوجه نباشند كه بر روي اتلاف وقت آنان چه تاثير مهمي دارد، موضوع شلـــــــوغ بودن و به هم ريختگي ميز كار است.
آيا از آن قبيل افرادي هستيد كه دوست دارند ميز شلوغ داشته باشند يا نه سعي مي كنيد هر پرونده، نامه، و يا هر ارجاعي را به موقع و به نوبت و ترتيب اهميت كنار دست خود قرار دهيد و به آن رسيدگي كنيد. اين هم نكته بسيار بااهميتي است كه علاوه بر وقت، اعصاب و روان شما را هم تحت تاثير قرار مي دهد.
يك راهنماي كليديبراي آنكه بر زمان دراختيار، احاطه داشته و بتوانيم آن را مديريت كنيم بايد هدف گذاري مناسبي داشته باشيم. يعني اينكه براي هر روز كاري خود اهدافي را ترسيم كنيم. ازسوي ديگر براي هدف گذاري موارد ذيل را درنظــر بگيريم: هدف بايد روشن، قابل اندازه گيري، واقع بينانه، قابل دسترسي و محدوده زماني معيني داشته باشد.
خوب حالا به نظر مي رسد كه دريچه اي ديگر به روي ما باز شده تا نسبت به زمان (وقت) طور ديگري نگاه كنيم و با به كارگيري مجموعه موارد مطرح شده بتوانيم از زمان حداكثر استفاده و بهره را ببريم، چرا كه زمان منتظر ما نمي ماند.
نتيجه گيري1 – ببينيد كه از زمان چه مي خواهيد (چه انتظاري داريد)؟2 – عواملي كه وقت شما را هدر مي دهند شناسايي و دسته بندي كنيد. سپس چاره اي براي برطرف كردن آنها بيابيد.3 – فعاليتهاي روزانه خود را اولويت بندي كنيد داشتن يك مسئول دفتر يا منشي فهيم، دورانديش و پرانرژي در اين زمينه شما را به خوبي ياري خواهدكرد.
4 – به موضوع تفويض اختيار جدا توجه كنيد.5 – هر از گاه به ميز خود نگاه كنيد و آشفتگي آن را برطرف سازيد.6 – شفاف و قاطع باشيد و با عوامل اتلاف وقت با حسن تدبير برخورد كنيد.7 – از مركب زمان به عنوان وسيله اي براي موفقيت و رشد و اثربخشي هرچه بيشتر استفاده كنيد نه اينكه در دام آن گرفتار شده و دچار بي نظمي و آشفتگي گرديد.
دريچه اي بر مديريت زمان
زمان ارزشمندترين سرمايه موجود نزد هر فرد، گروه و سازمان است كه با ديگر سرمايه ها به هيچ عنوان قابل مقايسه نيست. اينك به نظر مي رسد تنها سرمايه دراختيار انسان زمان است وبس. زيرا توليد پول، ماشين و فناوري وحتي انسان وابسته به صرف وقت و تامين زمان است و تنها سرمايه غيرقابل خريداري و غيرقابل توليد، زمان است. (محمدتقي مشايخي – تدبير 134 – ص 101)
حال اين سوال مطرح است كه مديريت زمان در اين ميان چه نقشي را ايفا مي كند؟همه مي دانند كه زمان گذراست و دراختيار ما نيست، پس مديريت اين سرمايه چه مفهومي مي تواند داشته باشد؟به نظر مي رسد كه استفاده از واژه مديريت زمان
صحيح نباشد و استفاده از برنامه ريزي زمان مطلوب تر باشد. درواقع اكثر صاحبنظران علم مديريت معتقدند كه زمــــــان اساساً اداره شدني نيست و از مديريت زمان، تعبير به مديريت بر خويشتن مي كنند و تنها به ارائه برنامه ها و طرحهايي جهت جلوگيري از اتلاف وقت اكتفا مي كنند، زمان اساساً اداره شدني نيست و خواه ناخواه زمان مي گذرد و اين ما هستيم كه بايستي از آن به خوبي استفاده كنيم. به يك تعبير، مديريت زمان درواقع همان مديريت بر خويشتن است؛ شناخت صحيح و به موقع عواملي كه وقت ما را هدر مي دهند، خيلي مهم است، زيرا بدين ترتيب راه درمان بيماري اتلاف وقت را كوتاه خواهيم كرد. (تدبير 144 – ص 83)همه انديشمندان در كتابها و مقالات خود يك الگوي خاص و قالبي را جهت جلوگيري از هدررفتن
وقت ارائه مي كنند و در اصطلاح به آن مديريت زمان مي گويند كه شامل سه اصل كلي (1) هدف گذاري (2) تعيين اولويتها و (3) رعايت اولويتهاست. آنچه اين بزرگواران بيان مي كنند تنها استفاده صحيح از وقت است، نه مديريت زمان!از شاخصه هاي مديريت، كنترل بر عوامل دخيل در آن است. نكته اي كه تصور آن درمورد زمان امري محال و غيرممكن مي نمايد.الك مكنـــــزي در كتاب مديريت بهره وري از زمان كنتــــرل را چنين تعريف مي كند: كنترل زمان بدين معناست كه اين خود شما هستيد كه مشكل داريد نه شخص ديگري. اين به معناي آن است كه بايد با همه توان بكوشيد تا عادات جاافتاده را ترك كنيد. اين به معناي آن است كه بايد بر كششهاي منفي طبيعت انساني چيره
شويد.اين نوشته خواهان آن است كه به موضوع كنترل زمان از نظرگاهي ديگر اشاره كند و دريچه اي ديگر بر روي اين علم بگشايد زيرا به نظر مي رسد كه در سالهاي گذشته مبحث كنترل زمان در حاشيه قرار داشته است.كنترل زمان ومديريت بر آن يعني به اختيار درآوردن بازه زماني تاثيرگذار بر يك تصميم و جداكردن آن بازه از قطار زمان، به نحوي كه گذر زمان بر آن تصميم بي اثر شود. لحظه اي كه ما توانايي آن را داشته باشيم كه تصميمات مناسبي اتخاذ يا انتخاب كنيم كه گذر زمان بر اجراي آنها بي تاثير باشد؛ ديگر زمان در كنترل ما خواهدبود و مديريت زمان معنا خواهد داشت. بـــــه ديگر سخن، مديريت زمان را مي توان اينگونه تعريف كرد:
تثبيت عامل زمان درتصميم گيريهاي آگاهانه. اگرچه اتخاذ يا انتخاب تصميمي كه به طور مطلق تاثير زمان را بر آن تصميم از بين ببرد تقريباً غيرممكن است اما مي توان بازه هاي زماني متنوعي را ايجاد كرد، در كنترل گرفت و بر آن مديريت كرد. به عنوان مثال، اگر يك مدير باتوجه به طول دوره رشد عمر محصول توليدي؛ درصدد توليد همان محصول يا محصول جديدي با قابليتهاي بهتر برآيد و منحصر به فردي كالاي خود را حفظ كند تاثيرگذاري زمان بر محصول خويش را براي مدتي از بين برده است.

فایل : 31 صفحه

فرمت : Word