پایان نامه بررسی و نقش فرآیند ارتباطات در عملکرد مدیران سازمان ملی جوانان و نهادهای تابعه شهر تهران

مقدمه

در دنياي كنوني نقش ارتباطات در يك مجموعه، به عنوان يكي از عناصر اوليه مديريت به شمار مي رود. بنابراين به نظر مي رسد با توجه به رشد روز افزون سازمانها از يك سو و پيچيدگي مباحث مديريتي از سوي ديگر اهميت نياز به ارتباطات روزانه و موثر بيشتر
مي شود.

ارتباطات سازماني شامل فرايندي است كه دو يا چند واحد از يك مجموعه از طريق تبادل نظر، اطلاعات مورد نياز خود را مبادله كرده و از آنجايي كه ارتباطات از عناصر اوليه مديريت است، مديران بايد در سطوح مختلف با افراد مجموعه و يا همطراز خود ارتباط موثر برقرار كنند.

ارتباطات موثر يكي از عناصر كليدي موفقيت مديران است چرا كه اطلاعات به عنوان يك ورودي با اهميت در سيستم سازماني و در سايه ارتباطات موثر وارد مجموعه شده و پس از راه يابي ، نيازمند سيستم ارتباطي كارآمد خواهد بود، تا مورد پردازش قرار گيرد و همانند خون در شريان آن مجموعه جريان يابد.

بديهي است ارتباط مديران با افرادي كه در مجموعه تحت نظارت آنان انجام وظيفه
مي نمايند، بايد به بهترين شيوه ارتباطي جهت نيل به اهداف آن مجموعه باشد چرا كه همه جوانب كار مانند آموزشي، ارجاع، ماموريت و ارزيابي عملكرد از طريق اين ارتباطات صورت مي گيرد.

بنابراين به نظر مي رسد يك مدير موفق با بهره گيري از روشهاي اثر بخش ارتباطات براي افزايش كارايي مجموعه خود نقش ارزنده اي دارد.

هر جا كه ارتباطات موثرتر، بهتر و شفاف تر خواهد بود عملكرد مديران هم نيز بهبود داشته و مطمئناً عكس اين قضيه نيز به اثبات رسيده است (رحماني ، 1369 . ص 26).

بيان مسئله

با توجه به اين كه ارتباطات فرايندي محوري در تبادل اطلاعات بين اعضاء سازمان و بين سازماني است و تعاملات قسمتهاي مختلف را برقرار مي كند بنابراين يك ابزار موثر در هماهنگ سازي كاربرد اثر بخش منابع انساني تلقي مي شود و در سازمانهايي كه فرايند ارتباطات به خوبي برقرار نشود آثار و تبعاتي را بدنبال خواهد داشت كه يكي از آنها
مي تواند در عملكرد مديران موثر واقع شود.

تحقيقات نشان مي دهد كه بسياري از تعارضهايي كه بين افراد يا كاركنان يك سازمان پيش مي آيد ناشي از ارتباطات ضعيف و يا ارتباطات ناقص است. زيرا افراد هفتاد درصد ساعات كارشان را بصورت نوشتن، خواندن، صحبت كردن و يا گوش دادن صرف ارتباطات مي كنند (رابينز ، 1998 . ص 310  ) .

يكي از موانع اساسي عملكرد موفقيت آميز يك گروه يا يك سازمان فقدان ارتباطات اثر بخش است. اثر بخشي «ارتباطات» به دو دليل براي مديران اهميت دارد. يكي آن كه مديران كاركرد هاي مديريت را بوسيله فرايند «ارتباطات» انجام مي دهند و ديگر اينكه ارتباطات امري حياتي است كه مديران قسمت اعظم وقت خود را صرف آن مي كنند (ابستونروفريمن ترجمه اعرابي و پارسيان ، ص 111).

بنابراين «ارتباطات» اثر بخش لازمه اثر بخشي هر گروه و سازماني است زيرا از جمله عوامل سه گانه اي كه به عنوان معيارها و مقياسهاي «اثر بخشي سازماني» برشمرده اند مهارتهاي ارتباطي مديريتي، مديريت اطلاعات و ارتباطات مي باشند (رابينز ترجمه کبیری ، 1376 . ‌ص 51).

هر يك از كاركنان سازمانها، بخصوص مديران مي دانند كه «ارتباطات امري حياتي» در هر  سازمان است و اثر بخشي سازمان (يعني ميزان تحقق هدفهاي سازماني) تا حد زيادي بستگي به اثر بخشي ارتباطات دارد. اما كمتر كسي در فكر ايجاد محيطي است كه از نظر ارتباطات اثر بخش باشد. لذا مسأله اين پژوهش بررسي و مطالعه نقش فرآيند ارتباطات در عملكرد مديريت در سازمان ملي جوانان و نهادهاي تابعه مي باشد. با اين هدف كه با روشن شدن رابطه ارتباطات با عملكرد مديران در سازمان ملي جوانان و زمينه لازم براي توجه و اقدام جدي مديران سازمان ملي جوانان و مسئولين بالاتر جهت اثر بخش ساختن ارتباطات در سازمان مذكور فراهم آيد تا از آن طريق عملكرد مديران بهبود و افزايش يابد (طبري، 1380).

هدف پژوهش

هدف كلي: بررسي و مطالعه نقش فرايند ارتباطات در عملكرد مديران

اهداف جزئي:

1- شناخت نحوه عملکرد مدیران سازمان ملی جوانان در خصوص کنترل رفتار سازمانی پرسنل .

2-  شناخت نحوه عملکرد مدیران سازمان ملی جوانان در خصوص ایجاد انگیزه در پرسنل.

3- شناسایی نحوه عملکرد مدیران سازمان ملی جوانان در خصوص بیان عواطف و احساسات ( روحیه پرسنل).

4- شناسایی نحوه عملکرد مدیران سازمان ملی جوانان در خصوص انتقال اطلاعات به منظور تصمیم گیری در سازمان .

اهميت و ضرورت موضوع پژوهش

تحقيقات نشان داده است كه مديران، حدود 50 تا 80 درصد از وقت خود را به نحوي صرف ارتباط با ديگران مي نمايند البته اين امر چندان هم دور از ذهن نيست، زيرا ايجاد ارتباط براي تمام فعاليتهاي يك سازمان امري حياتي است. بدون وجود يك ارتباط موثر، (مديريت، عملكردها، نوآوري، درك نيازهاي مشتري و برنامه ريزي امور جاري ) انجام نخواهد گرفت و يا بسيار ضعيف خواهد بود. در هر سازماني بدون وجود ارتباطات ايجاد هماهنگي بين واحدهاي مختلف سازمان غيرممكن خواهد بود و مشكلات زيادي در انجام عمليات و برآوردن هدفهاي سازمان و ارزشيابي فعاليت ها بوجود خواهد آمد.

ارتباطات بعنوان فرايندي، محوري است كه در تبادل اطلاعات بين اعضاء سازمان و بين سازماني موثر مي باشد و تعاملات قسمتهاي مختلف را برقرار مي كند بنابراين يك ابزار موثر در هماهنگ سازي كاربرد اثر بخش منابع انساني تلقي مي شود.

در سازمانهايي كه فرايند ارتباطات به خوبي برقرار نشود آثار و تبعاتي را بدنبال خواهد داشت كه يكي از آنها را مي توان اختلال در عملكرد مديران را نام برد لذا پژوهشگر در نظر دارد كه نقش ارتباطات بر عملكرد مديران را مورد سنجش قرار دهد بدين جهت سازمان ملي جوانان بعنوان يكي از سازمانهايي كه نقش عمده را در ارتباط با جوانان ايفاء مي كنند لحاظ گرديده است.

قابل ذكر است كه از نتايج اين پژوهش مديران و كاركنان سازمان ملي جوانان و نهادهاي وابسته، نظام آموزشي، دانشجويان رشته هاي علوم انساني، مديريت، بويژه مديريت آموزشي بهره مند مي گردند.

انگيزه پژوهشگر

يكي از موضوعات مهمي كه امروزه سازمانهاي ما با آن درگير هستند غفلت از مقوله ارتباطات سازماني است كه هر گونه خللي در اين رابطه منجر به پايين آمدن عملكرد مديران مي شود.

اين موضوعات و همچنين قلت و كمي پژوهش در ارتباط با اين موضوع پژوهشگر را برانگيخت تا با بررسي كاركردهاي ارتباطات و تأثير آن بر عملكرد مديران در گام نخست بدنبال پيدا كردن موانع ارتباطي در سازمان و سپس ارائه راهكارهاي براي از بين بردن اين موانع و در نتيجه بهبود عملكرد سازمان شود.

سوالهاي پژوهش

سوال اصلي:

بررسي و مطالعه نقش فرايند ارتباطات در عملكرد مديران

سوالات فرعي:

1- مديران سازمان ملي جوانان در رابطه با كنترل رفتار سازماني پرسنل چگونه عمل
مي كنند؟

2- مديران سازمان ملي جوانان در رابطه با ايجاد انگيزه در پرسنل چگونه عمل مي كنند؟

3- مديران در رابطه با بيان عواطف و احساسات (روحيه) پرسنل چگونه عمل مي كنند؟

4- مديران در رابطه با انتقال اطلاعات به منظور تصميم گيري چگونه عمل مي كنند؟

تعريف نظري و عملياتي متغيرهاي پژوهش

متغییر مستقل :

فرايند ارتباطات

تعريف نظري: عبارت است از مراحل موجود بين يك منبع و يك گيرينده كه منتج به انتقال معاني و مفاهيم مي گردد (رابينز ، 1989 . ص 269).

تعريف عملياتي: در خصوص فرایند ارتباطات از پرسشنامه محقق ساخته استفاده گردید که بین منبع ( مدیر ) 15 نفر و گیرنده افراد شاغل در سازمان 169 نفر جهت انتقال منظور و مفهوم مورد سنجش قرار گرفت .

ارتباطات

تعريف نظري: ارتباطات عبارت است از جابه جا شدن اطلاعات يا داده ها از سوي فرستنده (اطلاعات) به گيرنده (اطلاعات) به اين شرط كه هم فرستنده و هم گيرنده اطلاعات جا به جا شده را درك نموده و بفهمند (علوي و همكاران ، 1370 . ص 330).

تعريف عملياتي: در این پژوهش از پرسشنامه 26 سئوالی محقق ساخته جهت سنجش ارتباطات از فرستنده ( مدیر ) به گیرنده ( افراد شاغل در سازمان ) مورد استفاده قرار گرفت.

متغییر وابسته :

عملكرد

تعريف نظري:‌ مجموعه عملیاتی که مدیر به طور روزمره در محیط کار خود انجام می دهد. که همه وظایف مدیر را در بر می گیرد. ( برنامه ریزی ، سازمان دهی ، هماهنگی ، فرماندهی ، کنترل )

تعريف عملياتي: مدیری که به 26 سئوال پرسشنامه محقق ساخته پاسخ دهد عملکرد آن مورد سنجش قرار می گیرد .

كنترل رفتار سازماني پرسنل

تعريف نظري: سازمانها داراي سلسله مراتبي از قدرت و خطوط هدايت رسمي هستند كه كاركنان موظف به دنباله روي از آنها مي باشند. ارتباط از راههاي گوناگون موجب كنترل رفتار اعضاء مي گردد (الواني ، 1369 . ص 87).

تعريف عملياتي: با استفاده از پرسشنامه محقق ساخته سئوالهای ( 9-2) میزان کنترل رفتار سازمانی پرسنل مورد بررسی قرار می گیرد .

ايجاد انگيزه در پرسنل

تعريف نظري: فراهم آوردن شرايطي براي تلاش و كشش فرد جهت ارضاء يك خواسته يا هدف در سازمان (بهرنگي، 1380 . ص 138).

تعريف عملياتي: با استفاده از پرسشنامه محقق ساخته ، سوالهای ( 15-10) میزان ایجاد انگیزه مورد بررسی قرار می گیرد.

پایان نامه بررسی و نقش فرآیند ارتباطات در عملکرد مدیران سازمان ملی جوانان و نهادهای تابعه شهر تهران