مقاله کامل سیستم هاي اطلاعاتی مدیریت منابع انسانی در خدمت مدیریت ریسک

سیستم‌هاي اطلاعاتی مدیریت منابع انسانی در خدمت مدیریت ریسک
چکیده
یکی از ابزارهاي مهم در نظام مدیریت منابع انسانی، بویژه در سازمان‌هاي بزرگ سیستم اطلاعات مدیریت منابع انسانیاست. این سیستم اطلاعاتی قادر است تا با استفاده ازپایگاه‌هاي داده در رابطه با نیروي انسانی سازمان، اطلاعات مورد نیاز را براي تصمیم گیري مدیران میانی و مدیران ارشد سازمان در رابطه با مدیریت منابع انسانی سازمان فراهم سازد. متخصصین مقوله ریسک، به طور سنتی بر عوامل مهم ایجاد ریسک نظیر آب و هوا، بیماري‌ها و حوادث طبیعی توجه داشته و در جست و جوي راه‌هایی براي برخورد با آن برآمده اند. مدیریت ریسک، توجه کمتري به منابع انسانی و مصائب مربوط به آن داشته است. لحاظ شدن موضوع منابع انسانی در مدیریت ریسک، منعکس کننده این واقعیت است که افراد در دستیابی به اهداف بلند مدت سازمانی، نقشی کلیدي دارند. در این مقاله سعی شده است تا به شناسایی سیستم و سیستم‌هاي اطلاعاتی اشاره شده و در ادامه به بررسی وضعیت سیستم‌هاي اطلاعات مدیریت منابع انسانی و نقش و جایگاه آن در مدیریت سازمان‌ها پرداخته شود. در نهایت نقش و جایگاه منابع انسانی در بروز ریسک نیز بطور مختصر مورد بررسی قرار گرفته است.
واژگان کلیدي: سیستم، سیستم‌هاي اطلاعاتی مدیریت، سیستم‌هاي اطلاعاتی مدیریت منابع انسانی و مدیریت ریسک
مقدمه
نیروي انسانی را باید به عنوان مهمترین سرمایه یک سازمان دانست که نقش کلیدي و مهمی در دستیابی سازمان به اهدافش دارد. امروزه سازمان‌ها هزینه‌هاي بالایی جهت جذب و نگهداري منابع انسانی صرف می‌کنند تا در عرصه رقابت از
سایر رقیبان عقب نمانند. در عصر حاضر، به دلیل وجود رقابت بین سازمان‌ها و شرکتها درجهت کسب منافع بیشتر، تسلط بر منابع موجود اهمیت ویژه اي یافته است. سازمان‌ها اگر داراي بهترین تکنولوژي بوده و از بهترین امکانات بهره مند باشند ولی از نیروي انسانی متخصص و کارآمد برخوردار نباشند و یا توانایی استفاده درست و کارآمد از نیروهاي موجود را نداشته باشند قادر نیستند بر محیط اثر گذاشته و در عرصه رقابت موفق عمل کنند. نیروي انسانی این توانایی را دارد که سایر منابع را پردازش کرده و خدمات و کالاهایی را پدید آورد که سازمان به خاطر آن تاسیس شده است. یکی از مهمترین وظایف مدیریت منابع انسانی برنامه ریزي نیروي انسانی است. مدیریت منابع انسانی ازطریق برنامه ریزي کارآمد و اثربخش می‌تواند حجم و ترکیب نیروي انسانی موردنیاز براي آینده را فراهم ساخته و یا توانائیهاي نیروهاي موجود را ارتقا بخشد. از این رو براي تداوم موجودیت سازمان و حصول به اهداف آن برنامه ریزي نیروي انسانی باید از اولویت بالایی برخوردار باشد. باید توجه داشت
برنامه ریزي موثر و کارآمد نیروي انسانی و اصولاً هر نوع برنامه ریزي به اطلاعات، به خصوص اطلاعات پردازش شده نیاز دارد (ابطحی، 1387). امروزه یکی از مشکلات، عدم بکارگیري سیستم اطلاعات مناسب است. سیستم‌هاي اطلاعات مدیریت، توانایی پردازش اطلاعاتی در زمینه‌هاي جمعیت شناسی، آموزش، اشتغال و همچنین عوامل موثر بر عرضه و تقاضاي نیروي کار دارند که درنهایت در زمینه برنامه ریزي نیروي انسانی کاربرد فراوانی خواهند داشت. باتوجه به اهمیت اطلاعات در امر برنامه ریزي نیروي انسانی، اطلاعات را باید یکیاز منابع مهم سازمان دانست. ایجاد و بکارگیري سیستم‌هاي اطلاعات مدیریت منابع انسانی را باید از
اولویت‌هاي هر سازمان برشمرد که نسبت به اجراي آن باید اقدام کرد. برنامه ریزي نیروي انسانی برپایه بکارگیري سیستم‌هاي اطلاعات مدیریت در کمک به اتخاذ تصمیم‌هاي مربوط به منابع انسانی پی ریزي می‌شود (کهن، 1383).
به چه منظوري از سیستم‌هاي اطلاعات استفاده میشود؟
واژه ي سیسستم از کلمه یونانیsystema مرکب از (syn) به معناي با هم و histanaiبه معناي «سبب براي» مشتق شده است (بهرنگی، 1382: 195). سیستم را در زبان فارسی سامانه گویند و شامل مجموعه اي از عناصر و اجزاء میباشد که با هماهنگی و انسجام با هم کار میکنند و به کمک ساز و کارهاي طراحی شده رسیدن به یک هدف نهایی را میسر می‌سازند (سایت مدیریت منابع انسانی، 1390).
مفهوم سیستم بازتوسط دیفاي پیشنهاد شد. که برتالانفی آن را وارد زیست شناسی می‌کند (برتالانفی، 1380: 50).
از دیدگاه رابینز سیستم عبارت است از اجزا پیوسته ومرتبط به هم که به نحوي تنظیم گردیده اند که یک کل متشکل از تک تک اجزا را به وجود می‌آورند (رابینز، ترجمه فارسی؛ 1384: 29).
امروزه محیط‌هاي کسب و کاري با چالشهاي گوناگونی از قبیل گسترده شدن تعاملات درونی و بیرونی سازمان، با نیاز به ارتباط بیشتر واحدهاي سازمانی و ضرورت نظارت مستمر بر پیشرفت کارها و. . . مواجهند (ممی زاده، 1383). مدیران سازمان‌ها نیاز دارند که با سرعت و دقت بیشتري روند انجام امور را نظارت و پیگیري نمایند. تعاملات روزمره سازمان و حجم تبادل اطلاعات در دوره‌هاي کاري فشرده به اندازهاي افزایش یافته، که انجام و پیگیري آنها به صورت دستی و سنتی عملاً خارج از توان نیروي انسانی بوده و ممکن است با مشکلات زیادي همراه شود (یحیوي، 1390).
کافمن سیستم را این گونه تعریف می‌کند: مجموعه اي از بخشها که به طورمستقل با یکدیگر براي رسیدن به نتایج مورد انتظار بر اساس نیازها کار می‌کنند (رئوفی، 1381: 104).
سیستم کلیتی است که حداقل دو جزء داشته باشد. به صورتی که 1)هریک از آنها بتواند بر روي عملکرد یا خصوصیات کل سیستم اثر بگذارد، 2)هیچ کدام از آنها نتواند اثر مستقلی بر روي کل سیستم داشته باشد و 3)هیچزیرگروهی از آنها نتواند اثر مستقلی بر روي سیستم (کل) بگذارد. پس به طور خلاصه می‌توان گفت که سیستم کلیتی است که نتوان آن را به اجزاي مستقل یا زیرگروه‌هاي مستقلی از اجزا تقسیم کرد (حاجی غلام سریزدي، 1388). نظر به اینکه سیستم اطلاعاتی مدیریت منابع انسانی به عنوان یکی از سیستمهاي فرعی سیستم اطلاعاتی مدیریت یک سازمان محسوب میشود لذا لازم است که اطلاعات جامع دقیق و صحیح در اختیار سیستم اطلاعاتی قرار دهد و در ضمن واحدهاي استفادهکننده از سیستم نیز نیازهایشان برآورده گردد (صالحی و شجاعی، 1389).
ضرورت پرداختن به سیستم‌هاي اطلاعات منابع انسانی
نیروي انسانی را باید به عنوان مهمترین سرمایه یک سازمان دانست که نقش کلیدي و مهمی در دستیابی سازمان به اهدافش دارد. امروزه سازمان‌ها هزینه‌هاي بالایی جهت جذب و نگهداري منابع انسانی صرف می‌کنند تا در عرصه رقابت از سایر رقیبان عقب نمانند. در عصر حاضر، به دلیل وجود رقابت بین سازمان‌ها و شرکتها درجهت کسب منافع بیشتر، تسلط بر منابع موجود اهمیت ویژه اي یافته است. سازمان‌ها اگر داراي بهترین تکنولوژي بوده و از بهترین امکانات بهره مند باشند ولی از نیروي انسانی متخصص و کارآمد برخوردار نباشند و یا توانایی استفاده درست و کارآمد از
نیروهاي موجود را نداشته باشند قادر نیستند بر محیط اثر گذاشته و در عرصه رقابت موفق عمل کنند. نیروي انسانی این توانایی را دارد که سایر منابع را پردازش کرده و خدمات و کالاهایی را پدید آورد که سازمان به خاطر آن تاسیس شدهاست. یکی از مهمترین وظایف مدیریت منابع انسانی برنامه ریزي نیروي انسانی است. مدیریت منابع انسانی ازطریق برنامه ریزي کارآمد و اثربخش می‌تواند حجم و ترکیب نیروي انسانی موردنیاز براي آینده را فراهم ساخته و یا توانائی‌هاي نیروهاي موجود را ارتقا بخشد. از این رو براي تداوم موجودیت سازمان و حصول به اهداف آن برنامه ریزي نیروي انسانی باید از اولویت بالایی برخوردار باشد. باید توجه داشت برنامه ریزي موثر و کارآمد نیروي انسانی و اصولاً هر نوع برنامه ریزي به اطلاعات، به خصوص اطلاعات پردازش شده نیاز دارد. امروزه یکی از مشکلات، عدم بکارگیري سیستم اطلاعات مناسب است. سیستم‌هاي اطلاعات مدیریت، توانایی پردازش اطلاعاتی در زمینه‌هاي جمعیت شناسی، آموزش، اشتغال و همچنین عوامل موثر بر عرضه و تقاضاي نیروي کار دارند که در نهایت در زمینه برنامه ریزي نیروي انسانی کاربرد فراوانی خواهند داشت. پیشرفت وتوسعه سازمان‌ها و موسسسات در گرو دسترسی به اطلاعات دقیق تر و با کیفیت بهتر و نیز ارتقاع سطح دانش، مهارت ورفتار مطلوب منابع انسانی می‌باشد. باتوجه به اهمیت اطلاعات در امر برنامه ریزي نیروي انسانی، اطلاعات را باید یکی از منابع مهم سازمان دانست (مجله الکترونیکی ویستا، 1391). و از طرفی روند رو به افزایش داده‌هاي موجود، ذخیره سازي و تجزیه و تحلیل آنها نیازمند ظهور یک سیستم اطلاعات منابع انسانی گردید (دراي و همکاران، 2006). ایجاد و بکارگیري سیستم‌هاي اطلاعات مدیریت منابع انسانی را باید از اولویتهاي هر سازمان
برشمرد (شیروانی و قدیري، 1390). که نسبت به اجراي آن باید اقدام کرد. برنامه ریزي نیروي انسانی برپایه بکارگیري سیستم‌هاي اطلاعات مدیریت در کمک به اتخاذ تصمیم‌هاي مربوط به منابع انسانی پی ریزي می‌شود (مجله الکترونیکی ویستا، 1391). دراین اثنا که پدیده انفجار اطلاعات پیش رو است ومدیران منابع انسانی اغلب با کمبود اطلاعات دسته بندي شده روبه رو می‌شوند نیاز به سیستم‌هاي اطلاعات منابع انسانی جلوه گر شده است تا باحفظ و بهبود کیفیت اطلاعات، داده‌هاي مورد نیاز را از دریاي بیکران دسته بندي کرده، در اختیار مدیران قرار دهد (شیروانی و قدیري، 1390). هرچند گرانت و همکاران در مطالعات خود دریافتند در حالی که 91 درصد از سازمان‌ها سیستم اطلاعات منابع انسانی را دارند و اقدام به پردازش و نگهداري اطلاعات در آن می‌کنند، تنها 34 درصد از آنها از این سیستم و اطلاعات آن در برنامه ریزي منابع انسانیشاناستفاده می‌کنند (گرانت و همکاران، 2007).
سامانه اطلاعات منابع انسانی
اطلاعات شرط لازم براي یک تصمیم گیري صحیح است. فعالیتهاي کارمندیابی، استخدام، نگهداري، بهسازي نیروي انسانی آموزش، ارزشیابی و. . . برنامه ریزي نیروي انسانی و سایراجزا سیستم مدیریت منابع انسانی، همگی نیازبه اطلاعات مناسب و در زمان صحیح خوددارند. درهرکدام از فعالیتهاي موجود در مدیریت منابع انسانی، گردش داده‌ها و اطلاعات مخصوص خود وجود دارد و با افزایش حجم آنها و نوع نیاز مدیران در سطوح مختلف سازمان به اطلاعات مناسب، لزوم سازماندهی به این امرو ایجاد سیستم صحیح براي آن داراي اهمیت می‌گردد. سیستم اطلاعاتی مدیریت منابع انسانیقادر است تا با تولید، سازماندهی، نگهداري و
توزیع اطلاعات نیروي انسانی به مدیران سازمان در سطوح مختلف تصمیم گیري، به عنوان یک ابزار بسیار ارزشمند مورداستفاده قرار گیرد (سعادت، 1384).
سیستم اطلاعات منابع انسانی عبارت است از یک روش سازمان یافته جمع آوري، نگهداري و ارائه اطلاعات به مدیران به منظور تصمیم گیري در امور چهارگانه مدیریت منابع انسانی. چنین سیستمی باید داراي مشخصات زیر باشد:
الف) اطلاعات به روز باشد و به موقع دراختیار استفاده کننده قرا رگیرد؛
ب) اطلاعات صحیح و دقیق باشد؛
پ) اطلاعات مربوط و موردنیاز مدیران باشد؛
ت) کلیه اطلاعات موردنیاز براي هر نوع تصمیم گیري به طور سریع دراختیار قرار گیرد (میرسپاسی، 1385).
منظور از سیستم اطلاعات منابع انسانی، استفاده از روشی منظم و سازمان یافته براي کسب اطلاعاتی است که تصمیم گیري عقلایی درباره منابع انسانی را در سازمان امکان پذیر می‌سازد. این اطلاعات باید به روز، صحیح، دقیق، کوتاه و مختصر، مربوط و مناسب، کامل و بهنگام باشد (سعادت، 1384).
3) سیستم اطلاعات منابع انسانی به مجموعه اي از داده‌هاي منظم، قابل اتکا و معتبر عنوان می‌شود که براي برنامه ریزي نیروي انسانی به کار می‌رود (الوانی و همکاران، 1387).
4) سیستم اطلاعات منابع انسانی به یک نظام اطلاعاتی رایانه اي معمولی نامیده می‌شود که در مدیریت امور کارکنان و منابع انسانی به کار برده می‌شود. هر نظام اطلاعاتی منابع انسانی به طور منطقییک سیاهه از شغلها و مهارت‌هاي موجود در سازمان است. سیستم اطلاعات منابع انسانی مجموعه اي از ابزارهاي مدیریت است که مدیران را
توانا می‌سازد تا براي بهره گیري از منابع انسانی سازمان هدف‌هایی برپا دارند و میزان کامیابی در رسیدن به این هدفها را تعیین کنند (دولان و پریس، ترجمه فارسی؛ 1387).
سیستم اطلاعات منابع انسانییک نرم افزار یا یک روش آنلاین ورود داده‌ها، ردیابی داده‌ها و وارد کردن داده‌هاي مورد نیاز در موردنیروي انسانی، لیست حقوق، مدیریت معادلات حسابداري آنها در درون یک کسب و کار می‌باشد. عموماً بهترین سیستم‌هاي اطلاعات منابع انسانی بطور کلی به ارائه اطلاعاتی در زمینه؛
-مدیریت اطلاعات کارکنان
-گزارش دهی و تجزیه و تحلیل اطلاعات کارکنان.
-جمع آوري و نگهداري مدارك مرتبط شرکت از قبیل؛ کتابچه‌هاي کارمند، رویه‌هاي ترك خدمت و دستورالعمل‌هاي ایمنی.
-منافع دولت از جمله ثبت نام، تغییر وضعیت و بروزرسانی اطلاعات شخصی.
-ادغام کامل سیستم حقوق و دستمزد با سایر نرم افزارهاي مالی شرکت و سیستم‌هاي حسابداري.
-کارمندیابی و مدیریت رویه‌هاي آن (سوسن، 2011).
طراحی سیستم اطلاعات منابع انسانی
بحث‌هاي اخیر درباره تکنولوژي سازمان از اهمیت زمینه‌هاي اجتماعی را نادیده گرفته و بدنبال گسترش چارچوبی که اذعان می‌کند ویژگی‌هاي مادي و اجتماعی هر تکنولوژي را می‌توان در سیستم‌هاي اطلاعات مدیریت منابع انسانی بدست آورد (دراي و همکاران، 2006). پیاده کردن یک نظام اطلاعات تنها با خرید سخت افزارها و نرم افزارها پایان نمییابد. این کار شامل دگرگونی در کارها، مهارتها،
مدیریت و سازمان نیز می‌گردد (هاسین و همکاران، 2007). بنابه فلسفه «فنی- اجتماعی» بدون رویکرد به کاربران، نمی توان یک نظام نوین اطلاعات برپا ساخت. دیدگاه «فنی- اجتماعی» خاطرنشان می‌کند که برپاکنندگان نظامهاي نوین هر دو مسئولیت فنی و اجتماعی را به عهده دارند (لاودن و پریس، ترجمه فارسی؛ 1387). همچنین تکنولوژي، محیط، اندازه یا بزرگی سازمان تعیین کننده نوع سیستم اطلاعاتی و شیوه پردازش آنها در سازمان می‌باشند. (ال دفت، ترجمه فارسی؛ 1384: 106). سیستم اطلاعات منابع انسانی به سیستم‌ها و فرایندهایی که در تعامل بین مدیریت منابع انسانی و تکنولوژي اطلاعات اشاره دارد. سیستم اطلاعات منابع انسانی به ادغام مدیریت منابع انسانی با تکنولوژي اطلاعات خواهد پرداخت. جاییکه به برنامه ریزي سیستم پردازش داده‌ها شامل استاندارد کردن رویه‌ها و نرم افزارهاي برنامه ریزي منابع انسانی خواهد بود (ویکی پدیا، 2013).
طراحی و راه اندازي یک سیستم اطلاعاتی منابع انسانی را می‌توان در 5 مرحله انجام داد (سعادت، 1384)؛
مرحله اول مطالعه و شناخت سیستم فعلی: اولین مرحله در طراحییک سیستم اطلاعاتی بررسی وضعیت سیستم اطلاعات موجود درسازمان است و در صورت عدم وجود یک سیستم اطلاعاتی رسمی در سازمان، ضروري است که هر سیستم دیگر موجود شناسایی گردد.
هدف از بررسی سیستم اطلاعاتی فعلی پاسخ به سوالاتی از این قبیل است:
حجم اطلاعاتی که سیستم فعلی می‌تواند آن را پردازش کند چقدر است؟
کیفیت اطلاعات درچه حدي است؟
چه نوع اطلاعاتی موردنیاز است؟
اطلاعات از چه منابعی به دست می‌آید؟
همچنین مطالعه سیستم اطلاعات موجود باید براي ما روشن سازد که آیا سیستم اطلاعات مرکزي وجود دارد یا اینکه هر قسمتی به طور مستقل اطلاعات موردنیاز خود را پردازش می‌کند (کهن، 1386).
مرحله دوم تعیین اولویت‌هاي اطلاعاتی: همه اطلاعات به یک اندازه داراي ارزش و اهمیت نیست. فقدان برخی از اطلاعات میتواند موجب ناکامی در برنامه‌ها شود. بنابراین، سیستم‌هاي اطلاعاتی باید طوري طراحی گردد که اولاً اطلاعات ضروري و مهم براي تصمیم گیري را تهیه کند و دراختیار تصمیم گیرندگان قرار دهد و سپس درصورت لزوم و به صرفه بودن ازنظر وقت و هزینه، اطلاعات کم اهمیت را دراختیار بگذارد. مدیران علاوه بر شناخت سیستم‌ها نیاز به شناخت سازمان و عوامل آن خواهند داشت. از این رو شناخت کل سازمان براي آنها ضروري است. درك نظام همراه با شناخت سازمان دستمایه گزینش شکل ویژه و مناسب نظام اطلاعات براي سازمان می‌شود که بدان معماري نظام اطلاعاتعنوان می‌دهند که می‌توان آن را ترکیبی از اطلاعات و مدیریت دانست. اولویت‌هایی که می‌توان براي سیستم اطلاعاتی منابع انسانی در زمینه برنامه ریزي نیروي انسانی درنظر گرفت شامل: اطلاعاتی در زمینه جمعیت و نیروي کار، روندها و دگرگونیهاي اقتصادي و اجتماعی و قوانین و مقررات و فعالیت‌هاي دولت به انضمام مسایل مربوط به عرضه و تقاضاي نیروي انسانی است (لاودن و پریس، ترجمه فارسی؛ 1387).
مرحله سوم طراحی سیستم اطلاعاتی جدید: در این مرحله طراحی و پیشنهاد سیستم اطلاعاتی جدید انجام می‌شود. سیستم جدیدباید جوابگوي تمام نیازهاي اطلاعاتی سازمان درمورد منابع انسانی باشد. یکی از مشخصات چنین سیستمی ورودیهاي

فایل : 21 صفحه

فرمت : Word