مقاله فارسی مستندات سيستم مديريت كيفيت روش اجرايي كنترل اسناد

فهرست مندرجات
روش اجرايي كنترل اسناد
1- هدف
كنترل مناسب بودن يك سند پيش ازانتشارآن
كنترل نياز به بازنگري يك سند وتصويب مجددآن
كنترل درمورد شناسايي تغييرات اسنادو وضعيت نسخه تجديدنظر شده فعلي آنها
دردسترس بودن آخرين ويرايش نسخه هاي مربوط به اسناد قابل كاربرد درمحل هاي مربوطه
كنترل خوانا وسهل التشخيص بودن اسناد قابل كاربرد درمحل هاي مربوطه
كنترل شناسايي اسناد بامنشاء بيرون از سازمان و توزيع آنها
جلوگيري از استفاده ناخواسته از اسناد منسوخ و اعمال شناسايي مناسب درمورد آنها
2- دامنه كاربرد
تمامي مستندات سيستم مديريت كيفيت
تمامي استاندارهاي مورد استفاده درتوليد محصولات مركزتحقيقات مخابرات ايران
تمامي نقشه ها ومدارك موردنياز ديگر براي توليد محصولات مركز تحقيقات مخابرات ايران
تمامي نامه ها و مكاتبات اشخاص حقيقي و حقوقي با مركز و بالعكس
تمامي قراردادهاي منعقده بين مركز و اشخاص حقيقي و حقوقي و موسسات و شركتها و وزارتخانه هاي دولتي
تمامي گزارش ها و خروجي هاي پروژه هاي مركز خواه توسط افراد در استخدام مركز انجام شده باشند و خواه توسط شركت هاي بيروني و پيمانكاران مركزبه انجام رسيده باشند.
3- تعاريف و اصطلاحات
دراين روش اجرايي براي اختصار ازواژه مركز به جاي مركز تحقيقات مخابرات ايران استفاده مي‌‌شود.
QMS:(Quality Management System) سيستم مديريت كيفيت
CAR : (Corrective Action Request) درخواست اقدام اصلاحي
PMIS :(Project Management Information System) سيستم اطلاعات مديريت پروژه
مستندات سيستم مديريت كيفيت : اين مستندات شامل نظامنامه كيفيت ، طرح هاي كيفيت ، مشخصه ها ي بيان كننده الزام ها ، راهنمايي ها (guidelines) ، روش هاي اجرايي مستند ، دستورالعمل هاي مستند و نقشه ها و سوابق مي باشد.
پيمانكار: هر شخص حقيقي يا حقوقي يا موسسه يا شركت يا وزارتخانه اي كه طي يك قرارداد مدون و مستند كاري را براي مركز انجام داده و محصولي را به آن ارائه مي‌دهد.
4- مسئوليت ها
نماينده مديريت دركيفيت بركنترل تمام مستندات نظارت كرده ، ”فهرست اصلي مستندات مركز“ ( ISO FO 4.2.3_0.2 03_0.1 ) را حفظ مي نمايد.
رئيس مركز ، مستندات QMS راكه براي اولين بار عرضه شده اندو نيز مستندات تجديدنظرشده آنها را تصويب مي نمايد.
هريك از كاركنان مركز مي‌تواند درخواست تغييريك سند سيستم مديريت كيفيت را داشته باشد.
مدير هريك ازگروهها/ واحدها/پروژه هاي مركز برمبناي نيازهاي گروه/واحد/پروژه مربوطه، مسئول تهيه مستندات زير است :
هر گونه روش اجرايي مربوط به آن گروه/ واحد/پروژه
دستور العمل هاي كاري مربوط به هر يك از كاركنان ، دستگاهها و آزمايشگاههاي آن گروه /واحد/پروژه
دستورالعمل ها و هرگونه دفترچه مشخصات يا جزوه مربوط به محصولات آن گروه / واحد/پروژه
تهيه گزارش مقاطع كنترل و نيز گزارش مدون درمورد خروجي پروژه ها
روش مدون ارائه خدمات پشتيباني پس از ارائه محصول به مشتري
مسئوليت تضمين اينكه انتشارات فوق به لحاظ فني صحيح و قابل استفاده مي باشندبه عهده مديران مربوطه است.
هر يك از پيمانكاران طرف قرارداد مركز بر مبناي الزام هاي مندرج در قرارداد منعقده مسئول تهيه مستندات زير است :
دستورالعمل ها و هرگونه دفترچه مشخصات يا جزوه مربوط به محصولات تعهد شده توسط آن پيمانكار
تهيه گزارش مقاطع كنترل و نيز گزارش مدون درمورد خروجي پروژه ها
روش مدون ارائه خدمات پشتيباني پس از ارائه محصول به مركز
نماينده مديريت دركيفيت مسئول تضمين آن است كه بيانيه مستند خط مشي كيفيت ‌‍،بيانيه مستند اهداف كيفيت ، طرح هاي كيفيت ، روش هاي اجرايي مورد نياز و تصريح شده در استاندارد ISO9001:2000 ونظامنامه كيفيت ، تهيه شده وبه تصويب رسيده است. نماينده مديريت دركيفيت كاركنان مركزرا ازتجديدنظرهاي دردسترس مستندات كيفيت آگاه نموده وهمواره نظامنامه كيفيت و روش هاي اجرايي ISO9001 را درآنچنان وضعيتي نگاه ميدارد كه منعكس كننده نيازهاي مركز باشد.
مسئول تخصيص‌‌كد به هريك ازمستندات ونيزتغييرمرتبه تجديدنظر هريك از اسناد، نماينده مديريت در كيفيت است.
مديرواحد استانداردها مسئول حفظ وبه روز نمودن تمام استانداردهاي مركز مي باشد.
مدير دبيرخانه پژوهشي مسئول حفظ تمام گزارشات و خروجي هاي پروژه ها است.مدير هر يك از گروهها/واحدهاي مركز مسئول حفظ تمام مستندات تخصصي مربوط به آن گروه /واحد مي باشد.
5- مراجع
5-1 استاندارد ISO 9000 : 2000 به ويژه بندهاي 2-7-1 ، 2-7-2 ، 3-7 آن
5-2 استاندارد ISO 9001 :2000 به ويژه بندهاي 4-2-1 ، 4-2-2 و 4-2-3 آن
5-3 استاندارد ISO 9004 : 2000 به ويژه بند 4-2 آن
6- شرح روش اجرايي
6-1 آموزش هاي ضروري براي تدوين مستندات سيستم كيفيت
اعضاي كميته ISO9001 ،مديران ومسئولين گروه‌‌ها / واحدها و نويسندگان مستندات QMS درارتباط با چگونگي تدوين نظامنامه كيفيت ، روش هاي اجرايي ودستورالعمل ها و فرم ها وساير مستندات سيستم كيفيت آموزش هاي لازم را خواهند ديد. مسئول برگزاري اين آموزش‌‌ها نماينده مديريت دركيفيت است كه يا از نيروهاي داخل مركز براي اين آموزش كمك مي گيرد يا پيشنهاد ارائه اين آموزش ها توسط پيمانكاران بيروني را به مديريت ارشد مركز مي دهد.
6-2 تهيه ، بررسي ، كدگذاري و تصويب نظامنامه كيفيت
6-2-1 مسئول تهيه هربند نظامنامه ، مدير(ان) گروه (هاي)/ واحد (هاي) مربوط به آن بندمي‌‌باشد (مي باشند). تهيه هربند مي‌‌تواند توسط مدير( ان) مربوطه يا توسط يك نويسنده منتخب وي(آنها) صورت گيرد.
6-2-2 نظامنامه كيفيت تهيه شده دركميته ISO9001 مورد بررسي ومطالعه قرار مي‌‌گيرد ودرصورت انطباق با الزام‌‌هاي استاندارد ISO9001:2000 به تائيد نماينده مديريت دركيفيت مي‌‌رسد.
6-2-3 كدگذاري نظامنامه كيفيت براساس دستورالعمل ”كدگذاري و شماره‌گذاري مستندات“ (ISOWI4.2.3_0.21_0.1) انجام مي‌‌شود.
6-2-4 نماينده مديريت در كيفيت كد موردلزوم را به نظامنامه كيفيت تخصيص مي دهد.
6-2-5 مسئول تصويب نهايي نظامنامه كيفيت رئيس مركز است.
6-3 تهيه ، بررسي، كدگذاري و تصويب روش هاي اجرايي، دستورالعمل‌ها، فرمها، وسايرمستندات سيستم مديريت كيفيت
6-3-1 مسئوليت تهيه روش هاي اجرايي ، دستورالعمل ها وفرم هاي مربوط به هريك از گروه‌‌ها ‌‌يا واحدهاي مركزبرعهده مديرگروه/ واحد مربوطه مي باشد. تهيه هريك از موارد فوق مي تواند توسط خودمدير مسئول مربوطه يا توسط يك يا چند نويسنده منتخب وي صورت گيرد.
6-3-2 روش هاي اجرايي ، دستورالعمل ها وفرم هايي كه مطابق بند 6-3-1 تهيه شده‌ و در ارتباط با سيستم مديريت كيفيت باشند ، دركميته ISO 9001 مورد بررسي ومطالعه قرار مي گيرند ودرصورت انطباق باالزامهاي استاندارد ISO9001:2000 و نيز همخواني با ساير روش هاي اجرايي QMS مركز ، به تائيد نماينده مديريت دركيفيت مي رسند.
6-3-3 كدگذاري روش هاي اجرايي ، دستورالعمل ها ، فرمها وسايرمستندات سيستم مديريت كيفيت براساس دستورالعمل”كدگذاري و شماره گذاري مستندات مركز“ (ISOWI4.2.3_0.21_0.1) انجام مي شود.
6-3-4 نماينده مديريت در كيفيت مسئوليت تخصيص ‌‌كد به ‌‌يك روش اجرايي يا دستورالعمل يا فرم و يا سايرمستندات سيستم مديريت كيفيت را برعهده دارد.
6-3-5 مسئول تصويب نهايي روش‌‌هاي اجرايي، دستورالعمل‌‌ها، فرم هاوسايرمستندات سيستم مديريت كيفيت ، رئيس مركزاست.
6-4 شكل صفحات هريك از مستندات سيستم مديريت كيفيت
6-4-1 صفحه روي جلد
به استثناي فرم ها ، صفحه‌‌روي جلدهريك ازمستندات سيستم‌‌ مديريت كيفيت ، ‌‌كه صفحه1 مستند مي باشد، مطابق فرم (ISOFO4.2.3_0.21_0.1) است.
از جمله مطالب صفحه 1 ، نام مركز تحقيقات مخابرات ايران و آرم آن ، نام مستند، مهراعتبار، شماره بازنگري ، تاريخ بازنگري ، كد سند ، كدفايل كامپيوتري سند ،شماره صفحه وتذكرات مي باشد.
6-4-2 صفحه2 به بعد
ازصفحه شماره 1 به بعد فرم ها و نيز از صفحه 2 به بعد ساير مستندات QMS، مطابق فرم (ISOFO4.2.3_0.22_0.1) است.
6-5 فهرست مندرجات
درصورتيكه تعداد صفحات يك روش اجرايي از 4 صفحه بيشترباشد ، داشتن فهرست مندرجات براي آن الزامي است. دراين صورت فهرست مندرجات از صفحه2 به بعد شروع مي شود.
6-6- فصل بندي روش هاي اجرايي و دستورالعمل ها
6-6-1 سرفصل هاي يك روش اجرايي
يك روش اجرايي شامل سرفصل هاي زيراست:
1- هدف
2- دامنه كاربرد
3- تعاريف و اصطلاحات
4- مسئوليت ها
5- مراجع
6- شرح روش اجرايي
7-فلوچارت روش اجرايي
8- سوابق
9- مستندات مرتبط به جز مراجع و سوابق
10- تاريخچه بازنگري و تهيه و تاييد و تصويب كنندگان
6-6 –2- سرفصل هاي يك دستورالعمل
يك دستورالعمل شامل سرفصل زيراست:
1- شرح دستورالعمل
2-تهيه و تاييد وتصويب كنندگان
6-7 نحوه تايپ مستندات سيستم مديريت كيفيت
مستندات سيستم مديريت كيفيت مطابق دستورالعمل (ISOWI4.2.3_0.22_0.1) تايپ مي شود.
6-8 قراردادن مستندات تصويب شده بر روي شبكه اينترانت مركز
نماينده مديريت در كيفيت پس از تصويب هر يك از مستندات كيفيت مشخصات مستند را در فرم ”فهرست اصلي مستندات مركز“(ISOFO4.2.3_0.23_0.1) وارد نموده و سپس مستند مزبور را بر روي شبكه اينترانت مركز به صورت” فقط قابل خواندن“ قرار مي دهد.تمام مستندات سيستم مديريت كيفيت بر روي شبكه مركز قرار مي گيرند.
6-9 اعتبار و ابطال يك سند
چنانچه مستند جديد بازنگري يك مستند قبلي باشد ؛ مستند قبلي از روي شبكه جمع آوري مي شود و در قسمت بايگاني اسناد به عنوان سابقه قرار مي گيرد و در قسمت مهر اعتبار با رنگ قرمز كلمات ” باطل شد “ نوشته مي شود. تمام مستنداتي كه معتبر هستند در قسمت مهر اعتبار آنها با رنگ سبز كلمات ” معتبر است“ نوشته مي شود. وظيفه كنترل مهر اعتبار با نماينده مديريت در كيفيت است.
6-10 كنترل بازنگري مستندات سيستم مديريت كيفيت
مسئول كنترل اسناد، مشخصات مستند تصويب شده را درفرم ”كنترل بازنگري مستندات سيستم مديريت كيفيت “(ISOFO4.2.3_0.24_0.1) وارد مي نمايدتا شماره وتاريخ بازنگري هاي مربوط به هرسندمشخص باشد . از طريق لينك بر روي شماره بازنگري هر سند مي توان به آن بازنگري از سند دست يافت.محل ذخيره اسناد در قسمت بايگاني اسناد است كه قسمتي از فايل QMS مي باشد كه بر روي شبكه اينترانت مركز قراردارد. آدرس فايل بايگاني اسناد مرتبط با استاندارد ISO به صورت زير است : QMSREISO… 6-11 تهيه نسخه پشتيبان از مستندات
6-11-1 تهيه نسخه پشتيبان از مستندات سيستم
در تمام گروهها و واحدهاي مركز به صورت روزانه مطابق دستورالعمل ”تهيه نسخه پشتيبان از مستندات سيستم مديريت كيفيت “(ISOWI4.2.3_0.23_0.1) از تغييرات ايجاد شده در مستندات ، نسخه هاي پشتيبان تهيه مي شود. اين نسخه ها در محل پروژه ها يا دفتر مديران گروهها /واحدها نگهداري مي شود.در پايان هر هفته از مستندات آن هفته به صورت يكپارچه نسخه پشتيبان تهيه مي شود و نسخه هاي تهيه شده روزانه از بين برده مي شوند. در پايان هر ماه تمام مستندات هر پروژه/واحد /گروه يكپارچه مي شوند و مستندات هفتگي از بين برده مي شوند.
6-11-2- تهيه نسخه پشتيبان از مستندات سيستم مديريت كيفيت
نماينده مديريت در كيفيت وظيفه دارد كه مفاد بند 6-11 را در واحد مديريت كيفيت پياده سازي نمايد.
6-12- فرآيند تغيير يك سند
6-12-1 درخواست تغيير يك سند
هريك ازكاركنان مركز ميتواند درخواست تغيير يك سند را داشته باشدبه اين ترتيب كه قسمت مربوطه را درفرم ”درخواست اقدام اصلاحي“(CAR) ( ISOFO8.5.2_011_01) پرنموده و پس ازتائيد مديرگروه / واحد مربوطه ، آن را مطابق ”‌دستورالعمل ارسال مدارك به صورتOnline “ (ISOWI4.2.3_0.24_0.1) به نماينده مديريت دركيفيت ارسال مي كند.
6-12-2- ثبت هر درخواست تغييري در ” دفترثبت درخواست تغيير مستندات“
نماينده مديريت در كيفيت مسئول است كه مشخصات هر درخواست تغييري راكه براي او فرستاده مي شود پس از اختصاص شماره و كد ، درفرم ”دفترثبت درخواست تغيير مستندات
“ (ISOFO4.2.3_0.25_0.1) وارد نمايد . ضمن آنكه درخواست تغيير را در فايل QMS REISOFO8.5.2_0.1 01_0.1 ذخيره مي نمايد.
6-12-3-بررسي درخواست تغيير يك سند
نماينده مديريت دركيفيت پس از دريافت درخواست تغييرسند ، آن را دراولين جلسه كميتهISO 9001 مطرح مي نمايد تا مورد بررسي قرارگيرد. نتايج اين بررسي علاوه براينكه در فرم ” صورتجلسه “(ISOFO4.2.3_0.26_0.1) كميته ISO 9001 ثبت مي شود ، درروي فرم ”درخواست اقدام اصلاحي“ (ISOFO8.5.2_0.11_0.1 ) كه درخواست كننده آن را پركرده درقسمت مربوطه ثبت شده وبراي درخواست كننده و مدير او ارسال مي شود.
6-12-4-ذخيره سازي فرم هاي ” درخواست تغيير“ و ” صورتجلسه“
يك نسخه از فرم تكميل شده ” صورتجلسه“ در فايل QMSREISOFO4.2.3_0.26_0.1 و يك نسخه از فرم تكميل شده ”درخواست اقدام اصلاحي“ در فايلQMSREISOFO8.5.2_0.11_0.1 ذخيره مي شود.
6-12-5- اعمال تغييرات مورد توافق
چنانچه با درخواست تغيير موافقت شده باشد، تغييرات درخواست شده درسند مورد نظراعمال مي‌‌شود.و به شماره بازنگري كل سنديك شماره اضافه مي شود.
6-12-6- محل نگهداري اسناد منسوخ
محل نگهداري اسناد منسوخ در آدرس هاي زير است :
6-13 استانداردها
6-13-1 مسئوليت به روز نگه داشتن تمام استانداردهاي مورد استفاده در مركز بر عهده مدير گروه پشتيباني و تدوين استانداردها است.
6-13-2 تمام گروهها/واحدها /پروژه ها و افراد مركز موظفند ليست و مشخصات استانداردهاي مورد استفاده را به مدير گروه پشتيباني و تدوين استانداردها مطابق دستورالعمل ” ارسال مدارك به صورت online “ (ISOWI4.2.3_0.23_0.1) ارسال نمايند.
6-13-3 مدير واحد استانداردها مشخصات آخرين ويرايش تمام استانداردهاي مورد استفاده و موجود در مركز را در ” فهرست اصلي استانداردهاي مركز“ (ISOFO4.2.3_0.27_0.1) نگاهداري مي نمايد. در اين فهرست محل نگهداري هر استاندارد و نوع محيط نگهداري آن ( كاغذي يا الكترونيك) قيد مي شود.
6-14 نقشه‌ها و ساير مدارك مورد نياز براي توليد ؛ گزارش‌ها و مدارك خروجي پروژه‌ها
6-14-1 مسئوليت حفظ يك نسخه از تمام نقشه ها و مدارك مورد نياز براي توليد محصولات هر گروه/واحد/پروژه مركز از ابتدا تا انتهاي يك طرح يا پروژه بر عهده مدير گروه / واحد / پروژه است.
6-14-2 يك نسخه از تمام گزارش ها و خروجي ها ي پروژه ها به دبيرخانه پژوهشي تحويل مي شود كه مسئوليت حفظ آنها بر عهده مدير دبيرخانه پژوهشي است. مسئوليت كد گذاري گزارش ها و خروجي پروژه ها با توجه به دستورالعمل كدگذاري و شماره گذاري مستندات مركز“ (ISOWI4.2.3_0.21_0.2) بر عهده مسئول دبيرخانه پژوهشي است. محيط نگهداري تمام خروجي ها محيط الكترونيكي است مگر در موارديكه علاوه بر محيط الكترونيكي ، در محيط كاغذي نيز يك نسخه از خروجي درخواست شود.
6-14-3- مسئول بايگاني و امانت دهي تمام گزارشات ، اسناد و خروجي پروژه ها ، مسئول امور نشريات ، اسناد و مدارك در واحد اطلاع رساني و انتشارات است.
6-15 سيستم اطلاعات مديريت پروژه ( PMIS)
6-15-1 ”فهرست اصلي تمام خروجي ها و گزارش هاي پروژه ها“(ISOFO4.2.3_0.28_0.1)) به صورت هفتگي توسط مسئول دبيرخانه پژوهشي به‌روز مي‌شود و يك نسخه از آن به صورت هفتگي در اختيار واحد مديريت كيفيت و نيز گروه/واحد /پيمانكار متولي PMIS ، قرار مي‌گيرد.
6-15-2 گروه/واحد/پيمانكاري كه متولي PMIS است ، موظف مي باشد فهرست اصلي تمام خروجي ها و گزارش هاي پروژه ها را در فايل PMIS بر روي شبكه اينترانت مركز قرار دهد و در صورت صلاحديد مديران گروهها/پروژه هاي مزبور ، اصل گزارش يا خروجي ها را نيز بر روي شبكه قرار دهد.
6-16 شماره و تاريخ كدگذاري نامه‌ها، مكاتبات و قراردادهاي مركز با اشخاص حقيقي و حقوقي
6-16-1 شماره و تاريخ گذاري تمام نامه ها و مكاتبات اشخاص حقيقي و حقوقي با مركز و بالعكس بر عهده دبيرخانه مركز است. اين شماره گذاري بر مبناي دستورالعمل ” كدگذاري و شماره گذاري مستندات مركز“ (ISOWI4.2.3_0.21_0.2) انجام مي شود.
6-16-2 كد گذاري پروژه اي تمام قراردادهاي مركز با اشخاص حقيقي و حقوقي توسط دبيرخانه پژوهشي و بر مبناي دستورالعمل ” كدگذاري و شماره گذاري مستندات مركز“ (ISOWI4.2.3_0.21_0.2) انجام مي شود.
شماره و تاريخ گذاري تمام قراردادهاي مركز با اشخاص حقيقي و حقوقي بر عهده دبيرخانه مركز است. اين شماره گذاري بر مبناي دستورالعمل ” كدگذاري و شماره گذاري مستندات مركز“ (ISOWI4.2.3_0.21_0.2) انجام مي شود.
7- فلوچارت ها
(ISO FL 423)

فایل : 18 صفحه

فرمت : Word