مقاله کامل سیستم کنترل داخلی چیست

سیستم کنترل داخلی چیست ؟
سیستم کنترل داخلی در معنای وسیع کلمه و در ارتباط با مجموعه ای از هدفها به شرح زیر تعریف می شود:«هر سیستم یا مجموعه ای از کنترلها ، اعم از مالی و غیرمالی،که برای دستیابی به اطمینانی منطقی تحقق موارد زیر برقرار میشود»:
1-اثر بخش و کار آمد بودن عملیات
2-قابل اتکا بودن اطلاعات مالی و گزارشگری آن
3-رعایت قوانین و مقررات(1)
چرا سیستم کنترل داخلی سودمند است؟
سیستم کنترل داخلی به دلایل زیر سودمند است:
1-واحد های اقتصادی هم از لحاظ اندازه و هم از لحاظ پیچیدگی فعالیت چنان رشد میکنند که کنترل مستقیم و انفرادی آنها نا ممکن میشود و از این رو، استقرار کنترل های داخلی برای اعمال مدیریت و سرپرستی در راستای برنامه های استراتژیک ، ضروری می گردد.
2- واحد های اقتصادی دارای الزاماتی قانونی می باشند که باید به آنها عمل کنند، از این رو باید کنترل های داخلی لازم را برای شناسایی و کنترل میزان رعایت اینگونه الزامات قانونی ، برقرار نمایند.
3- واحد های اقتصادی با انواع مخاطرات در زمینه های ، مالی ، اداری و تجاری روبرو می باشند که هدفها و سیاستهای سازمانی آنها را چه از درون و چه از برون تهدید میکنند . مدیران اجرایی و غیر اجرایی واحد های اقتصادی برای انجام دادن وظیفه مباشرت خود نسبت به صاحبان سرمایه ، مسئولیت این مخاطرات را در هر سازمان به عهده دارند . در نتیجه وجود کنترلهای داخلی برای تشخیص ، ارزیابی و کنترل اینگونه مخاطرات ، ضروری است .
عناصر تشكيل دهنده سيستم كنترل داخلي اثر بخش كدام است؟
عناصر تشكيل دهنده سيستم كنترل داخلي اثر بخش عبارت است از :
1- بررسي موثر و كارآمد توسط مديريت غيراجرايي، مانند كميته حسابرسي
2- وجود سيستم هاي كنترل مديريتي شامل تعيين و تدوين هدفها و برنامه ها، نظارت و سرپرستي يا كنترل مسائل مالي و ساير عمليات و همچنين اقدامات پيشگيرانه و اصلاحي. وجود ساختارهاي مناسب سازماني، سياست هاي مناسب اداره امور كاركنان و روشهاي نظارت و بررسي از جمله ابزارهاي لازم است تا اين كنترل ها به گونه اي اثر بخش اعمال شود. نقش اصلي اين سيستم ها تعيين وظايف و مسئوليت هاست.
3- وجود سيستم ها و روشهاي كنترلي مالي و عملياتي. شامل محافظت از دارايي هاف تفكيك وظايف، روشهاي صدور مجوز و تصويب و سيستم هاي اطلاعاتي.
4- وجود يك واحد حسابرسي داخل ياثر بخش كه طبق اصول و استانداردهاي حسابرسي داخلي و ساير قوانين و مقررات فعاليت كند.
چنانچه سيستم كنترل داخلي اثر بخش نباشد چه روش مي دهد؟
امروزه نياز به استقرار يك سيستم اثر بخش كنترل داخلي« بعنوان جزيي لاينفك از مديريت آمد1»به شدت مورد توجه قرار گرفته است. مطالب زيادي در اين باره در روزنامه هاي انگلستان به چاپ رسيده است. دليل توجه مطبوعات انتشار گزارش كدبري (Cadbury) است كه واكنشي بود درباره نگراني جامعه نسبت به مسايل مربوط به استانداردهاي گزارشگيري و حسابدهي. رسواييهاي مالي در بخش خصوصي ورشكستگي بانك BCCI و شركتهاي ماكسون (MAXWELL) و پلي پك (POLLY PECK) نيز بر شدت اين موضوع افزود.
ورشكستگي بانك تجارت برينگز (Barings) در چند سال پيش، سبب بحث هايي جدي پيرامون نارسايي هاي سيستم كنترل داخلي شده است كه منجر به تحمل زيانهاي جبران ناپذير گرديد. گزارش كدبري با تحقيق درباره موجه بودن يا نبودن ضعفهاي موجود در سياستهاي مديريت، ابهام در گزارشگيري مالي و عملكرد ضعيف حسابرسي، تلاشي بود براي كاهش انتقادهاي عمومي. گزارش ياد شده بر لزوم ايجاد تغييرات براي بهبود استانداردها تاكيد كرده و پيشنهادهايي در مورد كنترل هاي داخلي،
گزارش گيري عملكرد مديريت و نقش حسابرسان، بويژه درباره گزارشگيري مالي و مسئوليت حسابدهي، ارائه كرده است.
چرا سيستم كنترل داخلي با موسسات خدماتي عمومي مربتط است؟
گرچه گزارش كدبري اساسا درباره شركت هاي سهامي عام بود، اما در مورد گزارشگيري مالي و مسئوليت حسابدهي موسسات عمومي نيز نگرانيهاي مشابه اي وجود دارد. پيدايش و گسترش زمينه هاي رقابتي، ايجاد واحدهاي اقتصادي خاص دربازارهاي داخلي و گرايش هر چه بيشتر به مديريت با سبك و روشهاي تجاري، جو و فرهنگ متفاوتي را به وجود اورده است كه با روشهاي سنتي موسسات خدمات عمومي، يعني كار بدون انگيزه، مغايرت دارد. اين تغيير و تحولات نياز به اعمال مراقبت و توجه ويژه را براي حصول اطمينان، هم از ايجاد و استقرار سيستم هاي خوب و مناسب اداره امور شركت ها و هم از اعمال صحيح آن ها، افزايش مي دهد. اساسي ترين جزء اين فرايند، وجود حسابرسي اثربخش است.
گزارشهايي چون گزارش كميته حسابهاي عمومي درباره نحوه صحيح تجارت عمومي يا گزارشان حسابرسان مناطق شهرداري، خطرات شكست برنامه ها را به گونه اي كامل توصيف كرده است.
در واقع عملكرد سست و ضعيف موسسات خدمات عمومي باعث شده است تا كميته اي در ارتباط با استانداردهاي رفتاري در بخش عمومي ايجاد شود. در مورد اينكه
مديران و اعضاي سطح بالاي سازمان ها، اعم از اجرايي يا غيراجرايي، يا نسبت به وظايف و مسئوليت هاي سازماني خود داير بر اداره امور سازمان به حفاظت از وجوه عمومي و استفاده ان در امور ارزشمند آگاه نيستند يا مسئوليت هاي خود را به طور كامل انجام نمي دهند، نگرانيهايي وجود دارد. هيات مديره و مديران سازمان ها براي انجام دادن وظايف و مسئوليت هاي خود به تكيه محيط كنترلي اثر بخش نياز مبهم دارند.
اصول حسابرسي مولفان، والتر بي ميگز، اُ . ري . ويتينگتون، كرت پيني، رابرت اف ميگز / ترجمه : عباس ارباب سليماني
كنترل هاي داخلي وجوه نقد:
امور مالي شركت، كه معمولا زير نظر خزانه دار است، بيشترين مسئوليت امور مربوطه به وجوه نقد را به عهده دارد. انجام امور دريافت و تحويل وجوه نقد به بانك؛ امضاي چكها سرمايه گذاري وجوه نقد مازاد بر نياز و حفاظت از وجوه نقد، اوراق بهادار قابل داد و ستد و ساير داراي هاي قابل داد و ستد از جمله وظايف امور مالي است. علاوه بر اين، امور مالي بايد بودجه وجوه نقد را تهيه و در مورد نياز،‌ ترتيب تامین مالي كوتاه و بلند مدت را بدهد.
مناسبترين حالت ان است كه وظايف امورمالي و حسابداري به گونه اي تلفيق شود كه از برآورده شدن موارد زير اطمينان دهد:
1- مقام وجوه نقدي كه بايد وصول مي شد در واقع دريافت شده به دقت ثبت گرديده و به موقع به بانك واگذار شده است.
2- پرداختهاي نقدي تنها براي هدفهاي محاز صورت گرفته و به درستي ثبت دفاتر شده است.
3- موجودي وجوه نقد در حد كفايت، نه بيشتر و براساس پيش بيني دريافت و پرداختهاي مربوط به عمليات عادي نگهداري شود.
مطالعه و بررسي جزئيات روشهاي عملياتي هر واحد تجاري براي مقاصد تشخيص و تدوين روشهاي كنترلي موثر، ضروري است. اما برخي رهنمودهاي كلي وجود دارد كه براي اداره خوب امور وجوه نقد در هر گونه واحد تجاري مفيد است. اين قواعد كلي براي دستيابي به كنترل هاي داخلي وجوه نقد مي تواند به شرح زير خلاصه شود:
1- به هيچ يك از كاركنان اجازه داده شود كه تمام امور مربوط به يك معامله را از ابتدا تا انتها به تنهايي انجام دهد
2- امور مربوط به حفاظت وجوه نقد را از امور دفترداري ان تفكيك كنيد.
3- امور مربوط به دريافت وجوه نقد را تا سر حد امكان، متمركز كنيد.
4- وجوه دريافتي را بيدرنگ در دفاتر ثبت كنيد.
5- مشتريان را ترغيب كنيد كه بابت وجوه پرداختي خود،‌رسيد دريافت كنند و جمع مولدهاي صندوي را ( بطور مرتب) مشاهده و كنترل كنيد.
6- دريافتهاي هر روز را دست نخورده به بانك بسپاريد.
7- تمام پرداختهاي نقدي را با چك انجام دهيد به جز پرداخت هزينه هاي اندك كه از تنخواه گردان پرداخت مي شود.
8- صورت مغايرات بانك، همه ماهه و توسط شخصي تهيه شود كه مسئوليتي در مورد صدور چك يا حفاظت از وجوه نقد نداشته باشد، صورت مغايرات تهيه شده بايد توسط يكي از روساي مربوط، كنترل و بررسي گردد.
دلايل زيادي وجود دارد كه سپردن تمامي وجوه دريافتي هر روزه به بانك را توجيه مي كند. سپرده هر روزه تمامي وجوه دريافتي به معناي اين است كه وجوه كمتري در صندوق مي ماند تا سبب انگيزه اي براي برداشت باشد بعلاوه،‌سپردن هر روزه کليه وجوه دريافتي سبب مي شود از جايگزيني وجوه دريافتي روزهاي بعد به جاي كسريهاي احتمالي پيشگيري گردد. هر گونه تاخير در به حساب خوابانيدن چكهاي دريافتي از مشتريان احتمال خطر وصول نشدن آنها را افزايش مي دهد. علاوه بر اين، باقي ماندن وجوه دريافتي در صندوق به منزله وجوه نقد بي استفاده است كه آن، نشانه وجود دارايي غيرمولد سود مي باشد.

فایل : 30 صفحه

فرمت : Word