مقاله فارسی مدیریت برنامه ریزی

مدیریت برنامه ریزی
چكيده
برنامه توسعه فردي يك برنامه زمان‌بندي شده مكتوب براي برآورده شدن نيازهاي حرفه اي افراد در جهت رشد و توسعه آنهاست. در اين برنامه سعي مي گردد تا كاركنان با توجه به توانائيها و قابليتهاي خود، در راستاي اهداف سازمان و شغل خويش توسعه يابند و بين نيازهاي توسعه فردي و وظايف شغلي خويش ارتباطي پويا برقرار كنند. برنامه ريزي توسعه فردي به عنوان يك «ابزار كاربردي» باعث رشد و ارتقاي دانش و مهارت كاركنان ازطريق مشاركت فعال سرپرستان و مديران مي شود كه مهمترين ويژگي آن تعامل دو سويه كاركنان و سرپرستان (مديران) است. در اين مقاله مفاهيم مربوط به برنامه توسعه فردي (ضرورت، تعريف، اهداف و مزايا)اشاره مي شود و در ادامه فرايند 6 مرحله اي از برنامه توسعه فردي (شناسايي اولويتهاي عملكرد، تعيين ارزيابي نيازهاي مهارتي و اهداف توسعه اي، شناسايي گزينه هاي توسعه و انتخاب فعاليتها، در ميان گذاشتن اهداف توسعه با سرپرستان و بحث با آنها پيرامون اهداف توسعه ، اجرا ونظارت بر پيشرفت فرايند)، به تفصيل تشريح مي گردد.
مقدمهانسان، محور بهره وري است، وكليه سازمانها با هرنوع ماموريتي كه دارند بايد بيشترين سرمايه، وقت وبرنامه رابه پرورش انسانها از ابعاد مختلف اختصاص دهند. به گونه اي كه انسان سازماني، در ابعاد مختلف آمادگي ايجاد پرورش و كاربردي كردن بهروري فردي گروهي و سازماني را دارا باشد. توسعه منابع انساني در سازمانها به نوعي تعهد و انتظار متقابل و وظيفه دو سويه بين فرد و سازمان مبدل شده است. در چهارچوب اين تعهد و انتظار متقابل، كاركنان بايد ضمن نشان دادن التزام عملي به انجام وظايفي در راستاي اهداف سازماني، و همچنين رفتار در چهارچوب نظامنامه آن، حقوق متقابلي را نيز براي خود تعريف كنند. از اهم اين حقوق مي توان به بهره مندي از فرصت توسعة مستمر دانش و مهارت كاري و تكامل جنبه هاي مختلف شخصيتي كاركنان اشاره كرد. از سوي ديگر سازمان نيز در چهارچوب انتظارات به حق خود از كاركنان مي خواهد كه با نهايت تلاش و تعهد در راستاي تحقق اهداف سازمان گام بردارند(ابيلي، 1382).امروز اغلب سازمانها و افراد موجود در آن با عـــدم اطمينان و تغييرات محيطي مواجه مي شوند. بعضي عوامل تأثير گذار بر سازمانها شامل تقاضا براي كيفيت بيشتر، رشد جهاني شدن اقتصاد و رقابت و افزايش سطوح فناوري است. در چنين وضعيتي سازمانها بايد ياد بگيرند كه چگونه انرژي هاي خلاق افراد را آزاد سازند و همچنين آنها بايد ياد بگيرند كه چگونه به افراد مختلف سازمان احترام بگذارند، تا آنها قادر باشند كه عملكرد موفقي در سازمان داشته باشند و بتوانند با همديگر در راستاي اهداف مشترك كار كنند و بتوانند بر مشكلات سازماني فائق آيند . (Nixon,1994) تفكر سنتي مديريت در عبارت «من مدير هستم و اين افراد براي من كار مي كنند» خلاصه مي شد. در اين نوع تفكر، جهت دهي و كنترل با اقتدار كامل از طرف سازمان اعمال مي شد. در اين شيوه
اعضاي تيم از جهت دهي تعيين شده از طرف مديران پيروي مي كردند و از آزادي عمل كمتري برخوردار بودند و از آنهاخواسته نمي شد كه براي گستردگي كارهاي روزانه خود فكر كنند. مديران براي اعضاي تيم برنامه ريزي مي كردند و تيم ها وابسته به مديران بودند. در مقابل اين تفكر پارادايم ديگري مطرح شد. اين تفكر مي تواند در عبارت (من مدير هستم و براي اين افراد كاري مي كنم) خلاصه شود. زير بناي اين نوع تفكر اين است كه تيم و اعضاي آن از شايستگي لازم براي سازماندهي كار خود برخوردار هستند. حركت از پارادايم وابستگي به سوي پاراديم توانمند سازي كار ساده اي نيست و آن مستلزم تغيير در طرز تفكر ادراكات و مهارتي مديران دارد(Wilson, 1996).«برنامه ريزي توسعة فردي» ابزاري است كه ازطريق آن كاركنان مجهز به مهارتهاي چند بعدي درزمينه شغلي، تخصصي، فكري، تحصيلي وخانوادگي مجهز مي گردند كه باعث تحقق هدف توسعة منابع انساني مي شود.
تعريف برنامه ريزي توسعه فردي«برنامه ريزي توسعه فردي» سند توافق شده اي بين كاركنان و مديران سازمان است، كه در آن اهداف و برنامه ريزيهاي سالانه با محوريت توسعه فردي كاركنان مشخص شده است. در برنامه ريزي توسعه فردي همكاري مؤثري بين كاركنان و مديران صورت مي پذيرد تا در آن «نيازهاي آموزشي و رشد كاركنان» به منظور ارتقا شايستگي هاي و مهارتهاي فردي مشخص گردد ( 2002 (Auckland University of Technology,. در اين برنامه سعي مي گردد تا كـــاركنان با توجه به توانائي ها و قابليت هاي خود؛ در راستاي اهداف سازمان و شغل خويش توسعه يابند و بين نيازهاي توسعه فردي و وظايف شغلي خويش ارتباطي پويا برقرار كنند.يك برنامه توسعه فردي يك برنامه زمان بندي شده مكتوب براي رسيدن به اهداف توسعه اي همسو با برنامه استراتژيك و عملي سازمان مي باشد(U.S. Department of Energy, 1999).
اهداف برنامه ريزي توسعه فرديازجمله مهمترين اهداف برنامه ريزي توسعه فردي كاركنان مي توان به موارد زير را برشمرد:-1شناسايي نيازهاي توسعه كاركنان به وسيله مقايسه مهارتها و توانمنديهاي كاركنان با نيازهاي شغلي؛-2شناسايي فرصتهاي مسير شغلي و انتخاب بهترين گزينه آن براي هر فرد؛-3اجراي يك نظام توسعه فردي و تخصصي براي هر يك از كاركنان.مزاياي برنامه ريزي توسعه فردي برنامه ريزي توسعه فردي به عنوان يك «ابزار كاربردي» باعث رشد و ارتقاي دانش و مهارت كاركنان
ازطريق مشاركت فعال سرپرستان و مديران مي گردد كه مهمترين ويژگي آن تعامل دو سويه كاركنان و سرپرستان (مديران) است. برنامه ريزي توسعه فردي ابزاري است كه طي آن سرپرستان با كاركنان براي توافق بر اهداف و نيازهاي توسعه اي با يكديگر ارتباط برقرار مي كنند و با علايق كاركنان آشنا مي شوند.برنامه ريزي توسعه فردي قسمتي از چرخه برنامه ريزي كل سازمان است. همان طور كه مي

دانيم برنامه استراتژيك سازمان بر اهداف بلند مدت تمر كز دارد و برنامه عملي در راستاي برنامه استراتژيك سازمان تضمين دهنده محقق شدن اهداف استراتژيك است. مديران و سرپرستان مسوليت اجراي برنامه هاي عملي را بر عهده دارند. بنابراين، كارها بايد با اولويتهاي مشخص شده از سوي سرپرستان براي انجام برنامه عملي، همسو باشدو سرپرستان بايد مطمئن باشند كه كاركنان از دانش، مهارت و توانايي لازم براي دستيابي به اهداف تعيين شده برخوردارهستند. در اين راستا طراحي و
اجراي يك برنامه توسعه فردي و ارزيابي مهارتهاي كاركنان نقش مهمي در انجام برنامه هاي عملي سازمان و در نهايت تحقق اهداف استراتژيك سازمان دارد.
نقش شناخت كاركنان از خود در فرايند برنامه ريزي توسعه فردي: خود ارزيابي در فرايند برنامه ريزي توسعه فردي، نقش مهمي دارد.اهداف توسعه اي برگرفته از نيازهاي سازماني و مهارتي كاركنان، به كمــك شناخت كاركنان از خود به دست مي آيد(US Department of Energy nd).در فرايند شناخت از خود، هريك از كاركنان با شناسايي نقاط قوت و ضعف خود، سعي مي كنند كه درك بهتري از خود به دست آورند و موارد غير مرتبط را شناسايي مي كنند(U.S Department of commerce nd).در فرايند شناخت از خود هريك از كاركنان با پرسشهاي ” من كجاهستم؟، كجا مي خواهم باشم؟ و چگونه مي خواهم به مكان مورد نظر خود برسم؟” مي توانند نقاط قوت خود را ارزيابي ونقاط قابل بهبود خود را شناسايي كنند.من كجاهستم؟: ارزشهاي من چيست؟، چگونه من از كار خود راضي مي شوم، چونه كارم نيازهايم را برآورده مي سازد، در صورت تمايل به ايجاد تغيير، چگونه مي توانم آن را ايجاد كنم، من دوست دارم چه شخصيتي داشته باشم.كجا مي خواهم باشم؟:آيا من مي خواهم به يك سازمان جديد منتقل شوم، آيا مي خواهم كارم را غني كنم، آيا مي خواهم مهارتهاي خود را توسعه دهم؟.چگونه مي خواهم به مقصد مورد نظر خود برسم؟: چه دانش و مهارتي را من دارا هستم، نقاط قوتم
در انجام كارهاي جاري و آينده ام چيست، موانع احتمالي عدم تحقق اهدافم چيست، من چگــونه مي توانم بر موانع غلبه كنم؟(U.S Department of Defense nd).
فرايند برنامه ريزي توسعه فرديبرنامه ريزي توسعه فردي از يك تعامل دو جانبه بين كاركنان و سرپرستان شكل مي گيرد.هر يك از كاركنان براي توسعه فردي خود مسئول هستند و بعد از طراحي آن درباره محتواي آن با سرپرست خود توافق مي كنند.در منابع مختلف مراحلي براي برنامه ريزي توسعه فردي در نظر گرفته شده است.ولي فرايند استانداردي براي آن وجود ندارد.يكي از جامع ترين مراحل ارايه شده مراحل ششگانه برنامه ريزي توسعه فردي از نظر وزارت انرژي ايالات متحده است كه عبارتند از:گام اول: شناسايي اولويتهاي عملكرد؛گام دوم:تعيين ارزيابي نيازهاي مهارتي و اهداف توسعه اي؛گام سوم: شناسايي گزينه هاي توسعه و انتخاب فعاليتها؛گام چهارم: در ميان گذاشتن اهداف توسعه با سرپرستان و بحث با آنها پيرامون اهداف توسعه؛گام پنجم: اجرا؛گام ششم: نظارت بر پيشرفت فرايند (شكل 1).
مرحله اول: شناسايي اولويتهاي عملكرد: اولويتهاي عملكرد ، وظايف و برنامه هايي هستند كه بايد براي رسيدن به برنامه هاي عملي تكميل گردند.اولويتهاي عملكرد عوامل موفقيت را تعيين مي كنند و معياري براي سهم هريك از كاركنان در اهداف سازمان هستند. اولويتهاي عملكرد اهداف شغلي و
فعاليتهاي مورد انتظار از كاركنان هستند و بايد نشات گرفته از برنامه هاي استراتژيك سازمان ، برنامه هاي عملي و نيازهاي عملياتي روزانه باشند.براي اطمينان از واقعي بودن اولويتهاي عملكرد، سرپرستان و كاركنان بايد سه اولويت عملكرد مورد انتظار براي 12 ماه آينده را شناسايي كنند.نمونه هايي از اولويتهاي عملكرد كاركنان به شرح زير است:اجراي كنترل هاي ايمني رايانه؛فراهم كردن ايمني و آموزش سلامتي؛فراهم كردن اطلاعات و آموزش براي كاربران كارتهاي اعتباري؛اجراي فعاليتهاي كارمند يابي براي بخشهاي مختلف؛تنظيم برنامه هاي مدير كل براي يك منشي.مرحله دوم: ارزيابي نيازهاي مهارتي و تعيين اهداف توسعه اي: از زماني كه اولويتهاي عملكرد تعيين مي شوند، ارزيابي نيازهاي مهارتي آغاز مي شود. ارزيابي نيازهاي مهارتي، فرايند شناسايي آن دسته از شايستگيهاي كاركنان است، كه بايد به منظور دستيابي به اولويتهاي عملكرد دارا باشند.اين شايستگيها شامل دانش، مهارت و توانايي است.در اين مرحله، شغل، استانداردهاي انجام شغل، شرح شغلي و ارزيابي عملكرد مورد توجه قرار مي گيرد.منظور از دانش، اشراف كامل بر يك موضوع است.منظور از مهارت شايستگيهاي فيزيكي براي انجام كار است و منظور از توانايي ، پتانسيل هاي استفاده از دانش و مهارت در مواقع لزوم است. اهداف توسعه اي فعاليتها و بياناتي هستند كه شايستگيهاي مورد توجه در برنامه ريزي توسعه فردي را طرح ريزي مي كند.(U.S Department of Energy,1999).يك هدف توسعه، بياني از يك پيامد مطلوب يا انجام و اجراي آن است كه مشخص ، قابل مشاهده و
واقعي است. بر اساس اطلاعاتي كه كاركنان از شناخت از خود و مرحله اول جمع آوري كرده اند، اهداف توسعه اي خود را طي يك سال آينده مشخص مي كنند.در آماده كردن اهداف توسعه اي بايد توجه شود كه اهداف، قابل دسترسي باشد. اهداف توسعه اي با طرح پرسشهاي سوالات زير مشخص مي شود:آنچه كه من مي خواهم انجام دهم و شايستگيهايي كه مي خواهم در طول سه سال آينده به دست آورم، چيست؟چه عاملي ممكن است مانع از انجام به موقع كارهايم شود؟چگونه مي توانم بر اين موانع غلبه كنم؟مثال زير نمونه اي از تعيين اهداف توسعه بر مبناي اولويتهاي عملكرد و ارزيابي نيازهاي مهارتي است:اولويت عملكرد يك منشي به شرح زير است:”نگهداري و تنظيم برنامه هاي مدير كل”ارزيابي نيازهاي مهارتي نشان مي دهد كه منشي به شايستگيهاي زير نيازدارد:دانش سيستم تقويم رايانه اي؛توانايي براي انجام مهارتهاي رايانه اي چند گانه.بر اساس ارزيابي نيازهاي مهارتي، يك فعاليت توسعه اي ممكن است به شرح زير باشد: توسعه عميق دانش سيستم تقويم.
مرحله سوم: بررسي گزينه هاي توسعه و انتخاب فعاليتها: فعاليتهاي توسعه اي مي تواند شامل موارد زير باشد:
آموزش ضمن خدمت: آموزشهايي كه در محيط كار برگزار مي شود؛آموزش كلاسي: يادگيري ساختاريافته كه در محيط كلاسي اتفاق مي افتد؛روش : در اين نوع آموزش، كاركنان كار يك فرد متخصص را مشاهده مي كنند و آن مهارتها را را به وسيله بازخورد و ارزيابي فرا مي گيرند؛آموزشهاي مبتني بر رايانه: آموزشهايي هستند كه با استفاده از رايانه هاي شخصي انجام مي گيرد.اين آموزشها نقش كليدي در كم كردن شكاف مهارتي و بهبود عملكرد كاري ايفا مي كند و اجازه استفاده اثربخش از زمان را به كاركنان مي دهد.اين آموزشها مي تواند از طريق سي دي هاي آموزشي يا وب سايت صورت بگيرد؛دوره هاي خود يادگيري: در اين روش زمان يادگيري توسط خود يادگيرنده تعيين مي شود.اين روش زماني مناسب است كه مواد آموزشي در دسترس و نيازها و پيش زمينه هاي افراد متفاوت باشد.همچنين اين نوع آموزش زماني مفيد است كه نتوان همه افراد نيازمند به آموزش را در يكجا و در يك زمان مشخص، جمع كرد؛تكاليف چرخشي: در اين نوع آموزش. فرد به طور موقت به كار ويژه مشغول مي شود و بدين صورت فرصتي براي يادگيري و توسعه مهارت خاص مورد نياز براي فرد ايجاد مي شود(Department of Defense nd)؛جلسات بحث با متخصصان:جلسات پرسش و پاسخ با افراد متخصص در يك موضوع با هدف يادگيري وظايف مشخص.سه معيار مي تواند در انتخاب بهترين فعاليت تعيين كننده باشد:آيا فعاليت مورد نظر به برآورده شدن اهداف توسعه كمك مي كند؟
هزينه هاي مستقيم و غير مستقيم هر فعاليت چيست؟آيا فعاليت توسعه اي به آساني در دسترس است؟
مرحله چهارم: بحث با سرپرستان پيرامون اهداف توسعه: نقش سرپرستان و مديران در فرايند تدوين برنامه ريزي توسعه فردي به عنوان يك «مربي و هدايت كننده» است. سرپرستان و مديران امكانات و تسهيلات لازم را براي افزايش دانش و مهارت و توسعه جنبه هاي مختلف كاركنان جهت دستيابي به اهداف توسعه فراهم مي كنند.بعد از مشخص كردن اهداف توسعه توسط كاركنان،هر يك از آنها براي بحث با سرپرست خود پيرامون برنامه توسعه فردي خود آماده مي شوند.بحث بين كاركنان و سرپرست بايد شفاف و دوستانه باشد.اين جلسه زماني صورت مي گيرد كه كاركنان، اولويتهاي عملكرد خود را مشخص كرده و ارزيابي از نياز هاي مهارتي به عمل آورده باشند و اهداف و فعاليتهاي توسعه را انتخاب كرده باشند.در اين جلسه فعاليتهاي توسعه مورد حمايت سرپرستي مشخص مي شود وهمچنين فعاليتهايي كه به دليل محـــــــدوديتهاي بودجه و زمان قابل اجرا نيستند، شنلسايي مي شود.اين اطلاعات در توسعه يك برنامه عملي و امكان پذير مثمر ثمر خواهد بود (Department of Energy,1999).نقش سرپرستان قبل از بحث با كاركنان خود پيرامون برنامه توسعه فردي شامل موارد زير است:سرپرستان ابتدا بايد به مرحله اول و دوم بازگردند.آنها بايد كار و استانداردهاي انجام كار، شرح شغلي، ارزيابي عملكرد،دانش مهارت و توانايي لازم براي انجام يك عملكرد خوب را در نظر بگيرند.آنها بايد نيازهاي ســـازمان در چند سال آينده را با توجه به برنامه هاي استراتژيك، تغيير در
تكنولوژي، نيازهاي كارمند يابي را در نظر بگيرند.همچنين آنها بايد بعد از نياز سنجي، پتانسيلهاي براورده

شدن نيازها را شناسايي كنند و فعاليتهاي توسعه اي مورد نياز براي براورده شدن نيازها را شناسايي كنند.
مرحله پنجم: اجراي عملبعد از توافق بين كاركنان و سرپرستان شالوده يك برنامه توسعه فردي ايجاد مي شود و هر يك از كاركنان آماده عمل كردن و تكميل فعاليتهاي توافق شده هستند.
مرحله ششم: نظارت بر پيشرفت فرايندفرايندIDP يك فرايند مستمر رشد و توسعه مي باشد.اث بخش بودن يك برنامه توسعه فردي بايد به صورت دوره اي مورد ارزيابي قرار بگيرد.برنامه توسعه فردي حداقل بايد به صورت 6 ماهه مورد ارزيابي قرار گيرد(

Ibid). همانطور كه در شكل مشاهده مي شود چرخه برنامه توسعه فردي به صورت مستمر است.جدول شماره يك نمونه از برنامه توسعه فردي يك منشي مديركل است كه اولويت عملكرد آن نگهداري و تنظيم برنامه هاي مديركل است.
نتيجه گيري :تغييرات وچالشهائيكه در محيط صنعتي امروز درحال رخ دادن است، بيانگر اين واقعيت است كه موفقيت يا شكست سازمانها در عرصه رقابت جهاني، متاثر از نقش كاركناني ميباشد كه از دانش ،مهارت و توانمندي بالايي برخوردارند. بي شك چنين كاركناني مهمترين مزيت رقابتي سازمانها شمرده مي شوند(سليمي، 1382). برنامه ريزي توسعه فردي كاركنان به عنوان تكنيكي در توانمند سازي كاركنان باعث رشد وارتقائ كاركنان در راستاي اهداف سازمان مي گردد.توانمند سازي كاركنان مستلزم توسعه همه افرد در سازمان مي باشد. در گذشته توجه به توسعه، محدود به مديران و سرپرستان بود. در چنين سازمانهايي مديران موفق از سطح سرپرستي به مدير اجرايي ارتقاء پيدا مي كردند. ارزيابي از مديران در يك دوره سه ، شش و يا سالانه صورت مي گرفت. در اين گونه سازمانها يك سياست توسعه مديريت دنبال مي شد و نقش مديران ارتقاء عملكرد بود. در توانمند سازي توجه به توسعه و رشد، به همه كاركنان ودرهمه ابعاد مي باشد. ارزيابي توسعه قسمت مهمي از برنامه توسعه هر فرد در سازمان مي باشد. هدف ارزيابي توسعه شبيه ارزيابي مديران با تمركز بر نيازهاي توسعه اي فرد مي باشد. اطلاعات ايجاد شده از ارزيابيهاي توسعه اساس يك برنامه توسعه فردي راشكل مي دهد كه سازمانها براي موفقيت درماموريتشان نيازمند اين تكنيك مي باشند.برنامه ريزي توسعه فردي در قالب يك فراِيند مداوم وپويا در جهت تعالي كاركنان حركت مي نمايد.

فایل : 15 صفحه

فرمت : Word